订单评审控制程序.docVIP

目的：通过对顾客订单要求进行识别和评审，以确定顾客要求已经得到明确并评估本公司是否可以满足顾客要求，避免交付不及时 和影响顾客满意度。 范围：本程序适用于本公司的顾客订单要求的识别和评审。 职责： 3.1销售部为顾客订单要求识别和评审的组织部门，负责识别订单类型并根据订单类型组织相关部门进行评审，并将评审结论反馈给顾客，负责顾客订单的管理和归档； 3.2生产部负责提供订单评审需要的产能表并协助销售部进行订单评审； 3.3仓库负责提供订单评审需要的库存报表； 3.4技术中心、品保部、采购部等部门负责协助销售部进行订单评审。 定义: 4.1常规订单：本公司以前生产过的常规产品并且需求时间在本公司备货周期内的订单； 4.2非常规订单：超过公司备货周期的常规产品订单或以前公司没有生产过的新产品订单，以及和以往常规产品要求不一样的订单。 工作程序 订单的接收和确认 销售部接到客户订单后应与客户进行充分的沟通，明确订单的各项内容和要求，确认订单的真实性； 订单确认后，销售部人员应把订单登记入《订单接收登记表》中对订单进行编号，订单进行编号时应注意订单编号的唯一性原则，同时在登记表中注明客户编号。 订单的分类及评审 销售部将顾客订单与顾客确认并登记后，根据公司的订单的分类确定是常规订单还是特殊订单，以决定订单评审范围和评审方式； 常规订单的评审：由于常规订单的各项技术指标、材料等各方面的信息都非常清晰，因此常规订单的评审由销售部人员根据采购部门提供的《物料备货周期表》及生产部产能情况进行，评审完毕后由总经理签字确认即可； 为确保常规订单的评审实际可操作性，生产部门根据订单要求制作《订单产前预算单》作为评审的补充文件； 非常规订单的评审：销售部接收非常规订单后，应在8小时内组织并通知相关部门进行订单评审，评审前销售部应把订单的各项要求详细列明并以书面的方式发给参加评审会议的人员，进行评审时各参会人员应充分发表看法，确保满足客户的需求； 无论采用何种评审方式，评审结果必须形成结论，结论必须写在顾客订单上或评审表的相应栏位上；订单评审结论一般有三种：A.可以执行（不需进行任何修订而满足订单要求）；B.需要调整（需要进行内部调整可以满足订单要求）；C.不能执行（合同若不经修订则公司无法达到订单要求）。 评审输出 订单评审后销售部应根据订单评审的结果制作《客户要求》和《包装制作任务书》； 并把客户订单、《客户要求》和《包装制作任务书》分发给各相关部门； 生产部根据销售部提供的资料制作《订单产前预算单》提交相关部门确认与订单产品相关的进度。 订单回复与变更的处理 销售部于订单评审完毕后应把订单评审的信息与客户进行沟通，如评审结果为A、B类时则直接回复客户能按订单要求完成，如评审结果为C类时，则应与客户进行沟通是否能够进行订单变更，如不能变更则与客户沟通取消订单； 如客户同意进行订单的变更时，应要求客户把变更后的订单重新传给公司，同时重新编号，销售部重新组织相关人员进行订单评审，直到满足客户的要求为止； 当公司相关部门出现异常情况不能按相关计划进行而影响订单交货进度时，须提前以《订单异常联络单》通知销售部，由销售部及时向客户提出更改申请，客户同意后执行更改； 如订单在生产过程中客户提出变更通知，由销售部实施订单更改确认； 订单更改确认时由销售部开出《订单变更通知单》，通知生产部门，并由生产部门在通知单上签字确认，必要时，须组织开发、技术、质量和采购部门参与变更确认。 订单追踪 销售部并根据《订单履行情况追踪表》上的交付要求提前开出《出货通知单》通知仓库备货发货； 产品发出后，销售部根据顾客要求建立在线装运通知系统，并用《发货明细表》通过传真或邮件方式通知顾客； 销售部通过电话联系或送货回单确认产品到达顾客指定地点后，在《订单履行情况追踪表》上确认交付完成时间并定期统计交付达成率。 6．相关文件 《生产控制程序》 《搬运、储存、防护和交付控制程序》 7．使用记录 JS/QR06-001订单接收登记表 JS /QR06-02订单评审记录表 JS/QR06-003订单履行情况追踪表 JS/QR06-004订单变更通知单 JS/QR06-005出货通知单 JS/QR06-006 发货计划表 JS/QR06-007发货明细表 xxxxxxxx有限公司 文件编号：xx/QP-06 文件版本：B/0 订单评审控制程序 文件页码：第1页/共3页 生效日期： 2008/12/01