企业邮箱系统邮件搬家功能介绍.docVIP

1 概要 1.1文档概要 本文档编写的目的是为了让企业客户理解熟悉邮件系统搬迁的工作原理和操作 流程。文档将以虚拟公司域名为123.com 的123 公司为例，指导企业客户使用邮件 系统搬迁功能。本文档的目标读者为邮件系统搬迁的企业IT 部门和IT 负责人。 1.2功能简介 企业邮箱提供邮件系统搬迁功能，给予刚开始启用企业邮箱的客户， 用于完整地搬迁企业原邮件系统的邮箱帐号、密码以及收件箱中的所有邮件，让企 业客户可以更快捷、更轻松地完成邮件系统搬迁工作。 1.3技术原理 企业邮箱邮件系统搬迁功能，充分应用了POP3 协议的各项技术细节，在系 统后台统一设置原邮件系统的POP3 参数后，通过用户登录自动启动邮件系统搬迁。 整个过程的技术原理如下图所述。 第一步，企业的每个邮箱用户在企业邮箱的Webmail 界面登录自己帐号和 原邮件系统的密码； 第二步，企业邮箱会通过POP3 协议将数据推送到原邮件系统去认证； 第三步，如果认证通过，企业邮箱自动存储用户的原邮件系统密码； 第四步，通过POP3 协议自动收取原邮件系统收件箱的所有邮件； 第五步，将所有邮件安全存储在企业邮箱的用户收件箱中。 2 邮件系统搬迁操作概述 3 邮件系统搬迁准备工作 3.1开通网易企业邮箱 1. 开通邮箱 123 公司首先需要联系经销商开通企业邮箱，并向经销商说明需要进行邮件 系统搬迁。正式开通网易企业邮箱后，123 公司IT 负责人的联系邮箱会收到开通确 认邮件，邮件包含企业名、域名、用户数、管理员帐号和初始密码等。 为了做好邮件系统搬迁的准备工作，123 公司IT 负责人需要核对开通邮件中的 企业名是否123 公司以及域名是否123.com，其中域名必须与当前运行的原有邮件系 统使用的域名保持一致，以便于开通邮件系统搬迁功能。 2. 验证开通 123 公司开通网易企业邮箱后，在未修改DNS 进行邮件系统切换的情况下，邮箱 管理员可以下图所示方式登录管理后台。 在浏览器输入/admin.jsp ，访问网易企业邮箱管理员登 录页面。在“用户名”栏填入“admin@123.com”，在“密码”栏填入邮件中的初始 密码，点击，即可登录到123 公司的企业邮箱admin 管理后台，请及时 修改密码。 3.2创建邮箱帐号 登录admin 管理后台后，123 公司的管理员可以根据公司情况选择在邮箱管理后 台页面手工建立公司的部门组织架构和帐号信息，也可以从原邮件系统导出帐号文 件，按格式整理后再导入到网易企业邮箱。 我们建议尽量采用批量导入帐号的方式，可以减少操作步骤和数据错误的风险, 导入帐号的操作步骤如下所述： 1. 关闭注册 在邮件系统搬迁前，123 公司需要提取用户帐号数据，为保证用户帐号数据的一 致性，在导出帐号后到系统切换的时间内，务必关闭原邮件系统的帐号新增、修改 和删除操作。 2. 导出帐号 导出帐号时，123 公司IT 负责人，要注意复核用户帐号是否齐全以防止丢失， 比如查看帐号总数是否一致。 3. 整理帐号的导出文件 使用Microsoft Excel 一类电子表格程序创建或修改导出的帐号文件，注意保 存为CSV 格式的数据文件。 123 公司IT 负责人要按照下图的格式，编辑帐号数据。并且注重填写用户对应 的部门名称，要求包括一级部门、二级部门，部门名之间用“/”号分割，导入时系 统会根据部门名称自动创建公司的组织架构。 4. 批量导入帐号 在管理后台的“部门帐号”管理页面，点击可进入上图所示的“新建帐号” 页面，点击，进入如下图所示的“批量导入”页面。 点击，选择上节整理好的CSV 帐号文件，不需要选择部门，点击 ，完成导入帐号。 帐号导入完成后，页面会显示帐号导入的结果，如下图所示。页面会提醒整个 帐号文件有多少个帐号成功导入，有多少个帐号导入失败。导入后注意检查帐号导 入的完整性以及对应部门是否准确。 3.3邮件系统搬迁通知 根据123 公司具体情况，IT 负责人必须将邮件系统搬迁的时间以及用户操作指 引及时准确地通知到123 公司的每一位邮箱用户，动员123 公司各邮箱用户及时利 用原邮件系统密码登录新邮件系统，共同完成邮件系统搬迁工作。 网易企业邮箱建议123 公司的IT 负责人使用邮件、公告以及黑板通知等各种方 式进行全面的通知。 123 公司邮件系统搬迁通知文件的模板示例如下： 尊敬的各位同事： 为了解决邮件通讯过程中的问题，公司已经决定更换邮件服务商并进行邮件 系统搬迁工作，具体通知如下： 由于此次邮件系统搬迁只会搬迁收件箱（不包括发件箱和草稿箱等文件夹） 中的邮件。 因此请诸位同事在****年**月**日**时**分前将自己webmail 邮箱中除收件 箱以外的文件夹中的邮件转移到收件箱或者选择下载到自己的电脑客户端上。 请