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基于SharePoint的企业信息门户考察 1. 我公司对此系统的需求 1.1 企业信息门户 事实上，不管微软的定位还是在实践使用中，SharePoint并不是传统意义上的OA系统，它其实是一个企业信息门户产品。所以，在这里有必要先阐明“企业信息门户”的概念。 “企业信息门户”的目标是提供企业的员工、客户和合作伙伴所需的一切信息（包括员工办公所需的和客户想要知道的）。美林公司的Shilakes和Tylman提出“企业信息门户”这一概念时是这样给它下定义的：“企业信息门户”是为用户提供单一入口，使用户能够按照个性化需求，提取存储在企业内部和外部的信息，从而便于进行商业决策的应用程序，它融合了商业智能、内容管理、数据仓库/集市、数据管理等一系列用于管理、分析、发布信息的软件程序。简单讲，企业信息门户应该做到：统一用户办公入口；集中企业知识和信息；提供用户协作办公基础。 可以说，企业信息门户比通常所说的OA系统更高一个层次。它的任务是集成OA、ERP和其他应用系统，使他们融为一体，提供用户一个获得信息的统一渠道。 1.2 总体需求 既然选择了SharePoint平台，那么总的来说，我们需要的是一个以SharePoint2007为基础，集办公自动化平台、知识管理、企业应用集成为一体的企业信息门户和办公门户。结合公司自身的特点，我们对企业信息门户的需求主要体现在下面几点： 1.2.1协同工作平台 我们还没有一个有效的多对多沟通平台，传统的邮件群发会将副本复制到每个人的邮箱中而浪费大量服务器空间，而且也不利于用户做检索。SharePoint的“自助建站”就解决了此问题，同时可以集中信息管理，让用户选择多样的信息组织和展现方式。只要用户能够习惯使用它，协同办公、信息管理（不光是文件管理）是SharePoint的基本功能就可以轻易实现的。 1.2.2 知识管理 有效的知识管理系统是建立学习型组织不可缺少的。有效的知识管理系统可以发挥许多作用：使分散于企业内各地的知识集中，标准化和条理化，使之更容易被整个企业复用；让知识真正属于企业而非属于单个员工，减小员工流动对企业的伤害；增加企业内的创新；使企业在人员素质和知识水平上保持领先；提高员工的满意度和工作积极性。 知识管理可以说是企业信息管理的扩展，SharePoint的文档管理和信息组织功能自然可以担当起知识管理IT基础这个角色。通过SharePoint更直观，更容易让用户定制的表达方式，能做到比文件服务器更有效的知识管理，比如：通过“讨论板”可以将日常处理问题的知识沉淀下来，方便后来者学习；在各部门的站点里建立新员工学习专栏，通过“定点投放知识”，让新员工更快上手自己的工作；在IT部门站点建立员工IT知识普及专栏，提升公司员工的整体工作效率 等等。 1.2.3 工作流和文档批签 纸质文档和非自动化的流程控制手段已经不能满足公司现在的需要。文档批签电子化和业务流程的自动化可以在四个方面为公司带来效益：规范流程和管理、减少资源使用率、减少流程完成时间和减小出错率。 由于SharePoint2003没有工作流引擎，挑选一个合适的工作流引擎正是满足此项需求的重点。 企业不同于政府部门，工作流引擎的功能不止于公文流转和批签，还会涉及各种应用系统的数据交换：一个用电子表单发起的请假流程，如果最后还需要文员将表单里数据复制粘贴到人事考勤系统中，那么这就不算一个成功的自动化工作流，在获得最后批准后数据应当由引擎驱动进入人事考勤系统。 中大型企业软件开发面对的主要问题之一便是每个部门需求多、复杂，而且多数需求都需要快速响应。工作流引擎一旦铺开使用，必然也会遇到这个问题。特殊但关键的流程无法由工作流引擎实现，一个已经实现流程的微小改动都需要花大时间，这些都是用户不能容忍的。所以工作流引擎在流程建模方面能否做到简便、快速、不惧怕特殊流程，也是需要考虑的重点。 最后，为了改善企业运作效率或适应环境改变，管理人员对工作流程或业务流程做统计分析和进一步优化是必不可少的。这也需要工作流引擎能够做相应的支持。 所以，工作流引擎功能的优劣就体现在流程建模、系统集成、流程监控和流程优化四个方面上。 1.2.4. 企业应用集成 我们的很多业务系统是独立购买或研发的，这就导致了信息的重复输入和不一致，同时使得企业内的运作不能自动连续地运行，要有人处理接口部分的工作，增大了人力资源的开支，同时降低了效率。这就是企业应用集成要解决的问题。具体的说，和信息门户相关的企业应用集成需求主要在下面几个方面： ·单点登陆： 通过SharePoint完全可以做到web系统的单点登陆，即统一用户名和密码，这样可以避免不同系统用不同用户名和密码使用户混乱的情况，同时也能增加企业内部信息的安全性。 ·报表服务和数据展现： 按照不同的方式在门户上组织报表