EP-04-10信息交流程序.docVIP

信息交流程序 文件编号：EP-04-10 发行日期：2012.01.17 版 次：1.0 制订部门：行政部 核 准 审 核 作 成 环境因素识别和评价程序 文件编号：EP-04-10 页 次：修订页 申请号 版次 修订日期 修 订 内 容 修订者 / 1.0 2012.01.17 初订 陈朝文  EMS程序文件 信息交流程序 编 号 EP04 版本/版次 1/0 页 次 1/2 1 目的 为了规范环境信息的接受、传递、处理、反馈，使各环境要素构成一个完整的、动态的持续改进体系，确保环境管理体系的持续有效运行。 2 范围 本程序适用于公司内、外部环境信息交流。 3 职责 3.1行政部负责公司内、外部环境信息的归档管理。负责与上级环保部门、行业主管部门等相关方信 息的接受、传递和处理，并记录其决定。 3.2采购负责与主要供应商和合同方的信息交流。 3.3销售部、质控部负责和主要客户的信息交流。 3.4 行政部负责和工程承包方与可回收固废及处置方的信息交流。 4 程序 4.1信息交流分内部信息交流和外部信息交流。信息内容应真实，信息传递要求准确、快捷，输入、输出控制良好。 4.2内部信息交流指公司环境管理体系运行中各层次和各职能间的交流。 4.2.1内部信息包括： a、法律法规与其它要求； b、环境方针、目标、指标和管理方案； c、体系文件要求； d、监测与测量结果； e、内外审核的结果； f、管理评审的结果； g、不符合、纠正、预防措施信息； h、紧急状态下环境信息； I、内部员工投诉抱怨、建议等内部信息； j、体系运行中的其它信息如化学物质的毒性、安全、数据。 4.2.2内部信息交流途径可以是口头、书面文件、会议、电话传达或板报，对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应填写《内部连络单》。上述各类信息的具体交流方式按相关程序文件执行，无程序的则执行手册中相关章节要求。 4.3 外部信息交流指公司与相关方的信息交流。 4.3.1外部信息包括： EMS程序文件 信息交流程序 编 号 EP04 版本/版次 1/0 页 次 2/2 a、上级环保主管部门要求； b、环境法律法规和其他要求； c、认证机构监测及检查结果信息； d、客户的要求；当地居民或社区的投诉抱怨及希望； e、公司向外传递的各种信息如组织的环境方针和环境绩效，对相关方的要求，紧急状况下和外界的联结等。 4.3.2 外部信息交流可采用文件、媒体或电话、信件等形式，信息包括： a、来自政府部门、客户要求的，以及当地居民或其它相关方的抱怨或投诉由信息接收部门记录在《信息反馈处理单》交品管部，由管理者代表向最高管理者报告后决定处理方法，处理后需记录处理结果，并把结果反馈给抱怨或投诉方。 b、相关职能部门应及时向相关方宣传本公司环境方针，其余外部信息处理按相关程序执行。 5 相关文件 5.1《文件控制管理程序》 EP-05-10 5.2《对相关方施加影响控制程序》 EP-13-10 5.3《应急准备和响应程序》 EP-15-10 5.4《环境监测与测量控制程序》EP-16-10 5.5《不符合纠正和预防措施程序》EP-17-10 5.6《环境管理体系内