YLP13信息沟通控制程序.docVIP

北京燕山玉龙石化工程有限公司 信息沟通控制程序 YL-P13-2010 版 号: A /1 第1页 共2页 1 目的 　　为确保与质量、HSE管理有关的信息及时、顺畅地在公司内部和外部进行传递，以保证管理体系持续有效地运行，特制定本程序。 2 适用范围 适用于本公司内、外部质量、HSE信息交流的管理。 3 职责 3.1 技术质量部负责质量、HSE管理信息交流的日常管理工作。 3.2 市场部负责与业主之间的信息沟通与交流。 3.3 各项目部负责项目的重要环境因素等相关信息与相关方的交流。 3.4 综合办公室负责环境保护方面的相关信心与相关方的交流。 3.5 各部门、项目部负责相应业务范围内的信息交流。 4 程序 4. 1 内部信息交流 4.1.1 交流的方式 会议通报（安全工作例会、经营生产调度会、行政会议）； 书面通报（行政文件、工作简报、通讯等）； 文件（资料）传阅； 紧急或特殊情况下的口头或电话告知，工作区广播； 专题剖析会（事故剖析、现场参观、剖析等）； 借助计算机网络的信息通报。 4.1.2 交流的内容 a)方针、目标指标、管理方案； b)重要环境因素、重大危险源及相关信息； c)职责和权限的信息； d)培训信息； e)体系过程的监视和测量的信息； f)不符合、纠正与预防信息； g)内审、外审及管理评审信息； h)相关的法律及其他要求变更的信息； i)紧急事态及应急的响应信息； j)事故及其处置信息； k)员工对作业场所不安全、不卫生的抱怨等. 4.2 外部交流 4.2.1 交流的方式 与顾客来往函电、信息通报； 征求顾客意见调查,如：《顾客满意度调查表》(设计)（YLP13R1）、《顾客满意度调查表》(监理)（YLP13R2）、《顾客满意度调查表》(总包)（YLP13R3） 用户回访； 板报宣传、展览； e) 年度报告； f) 通讯简报； g) 互联网； h) 社区会议等。 4.2.2 交流的内容 a)顾客对产品质量的抱怨或要求； b)相关法律、法规的变更信息； c)方针通告相关方； d)监测测量结果的信息； e)政府、认证机构监督检查的信息； f) 相关方的信息等。 4.2.3 在遵守保密规定的前提下，向外界不定期的公开公司质量、HSE管理状况和绩效，向外发布时可采取业绩报告的形式。主要内容可包括： a）目标指标的完成情况； b）法律法规的符合情况； c）事故、事件及处理； d）环境因素的影响情况； e）HSE经费的使用情况； f）人员培训情况； g）承包商和供应商的管理情况等。 4.3 信息接收及处理 4.3.1 对于各部室接收到的内部有关质量、HSE方面的信息，有要求答复的，必须按规定的时间予以答复。 4.3.2 对于各职能部门接收到的外部有关质量、HSE方面的信息，应按各部门的职责分工范围传递到相关部门，责任部门应按信息内容要求予以答复，并保存记录。 4.3.3 市场部负责顾客满意信息的调查，并对调查结果进行统计分析。当单项调查结果为“较不满意”或“很不满意”时，由相关部门或人员进行单项分析和提出改进措施并实施；当项目总得分为69分以下时，需项目经理组织相关人员进行原因分析和提出改进措施并实施。顾客满意信息调查的统计分析结果应作为管理评审的输入材料，为管理体系持续改进提供充分的依据。 4.3.4对于员工和相关方提出的合理抱怨或投诉，各职能部门应根据自己的职责范围提出处理意见和建议，并报主管领导批准，形成处理决定后负责给予答复，保留记录。 4.3.5用户回访具体规定执行《项目回访管理规定》（HT-07-2008）。 5 相关文件 《项目回访管理规定》（HT-07-2008） 6记录 《顾客满意度调查表》(设计)（YLP13R1） 《顾客满意度调查表》(监理)（YLP13R2） 《顾客满意度调查表》(总包)（YLP13R3） 编制单位：技术质量部 编制人：王淑玲 审核人：史育文 批准人：孙吉庆 版号：A/1 YL-P13-2010 第2页 共2页 1