加强电子文件归档管理的措施.pdfVIP

第36卷 第3期 山 东 冶 金 V0l_36 No．3 2014年6月 Shandong Metallurgy June2O14 ，(_rT T T T ’r T T T _r }：经济与管理：j i ▲ Lj-▲ ▲ I i 』．▲ y 加强电子文件归档管理的措施 宋 青 霞 (济钢集团有限公司 办公室，山东 济南 250101) 摘 要：电子文件是档案信息资源的重要组成部分，应从电子文件形成到归档管理的各个环节，采用切实可行的技术管理 手段进行有效的归档管理。通过采取防写技术、信息加密技术等数字信息安全技术及完善的管理措施，确保归档电子文件 的真实性；从个体和整体两个层次上，保证电子文件归档的齐全完整性；总结经验和教训，做好逻辑归档和物理归档工作， 关键词：电子文件；归档管理；信息技术 中图分类号：G275．7 文献标识码：B 文章编号：1004—4620(2014)03—0065—02 格式与其生成或收发格式是否相同，都必须能够准 1 前 言 确地表现原来生成或收发的内容，使电子档案具有 电子文件是信息化条件下文件和档案的一种 与传统纸质档案一样的法律凭证价值。对此，数字 新型载体，是档案信息资源的重要组成部分，加强 信息安全技术对于拯救电子档案所面临的真实性 归档管理的重要性不言而喻。目前，由于各企业办 危机就显得异常重要。 公 自动化应用水平参差不齐，对 电子文件管理的手 目前，对电子文件真实性的维护采取的技术措 段也各不相同，在进行归档工作过程中或多或少地 施主要有：防写技术、信息加密技术、信息确认技术 存在着若干问题和困扰，例如怎样确保电子档案的 (数字签名技术 、报文认证技术、数字水印技术)、访 真实性、完整性及处理好逻辑归档和物理归档的关 问控制技术(防火墙、身份验证)、防病毒技术、审计 系等 。在此，笔者 以为应从 电子文件形成到归档管 技术。同时，维护电子档案真实性同样需要执行一 理的各个环节 ，采用切实可行的技术管理手段，来 套完善的管理措施 。目前主要管理措施 ：1)严格界 进行有效的归档管理。 定管理人员的职责权限；2)超前介入 电子文件管理 系统的开发；3)全程记录电子文件生命周期的各项 2 电子文件归档管理手段 操作；4)建立真实性的验证标准和认证体系。 电子文件归档 ，具有依赖计算机软硬件系统、 2．2 保证归档电子文件的齐全完整性 信息形态数字化、网络化及可变性和不安全性等特 维护电子档案的完整，一方面要从数量上保证 点，所涉及 的环节较多，受到的制约 因素复杂 ，需要 档案的齐全 ，不要残缺短少 ；另一方面从质量上 ，即 电子文件形成部 门、档案管理部门、档案软件公司 从系统性方面维护档案的有机联系，不要人为地割 和OA信息管理等部门协同强化归档管理手段。 裂分散 ，或者零乱堆砌 。纸质档案完整性包括单份 2．1 确保归档电子文件的真实性 档案个体完整和相关档案整体齐全完整，实际工作 电子文件归档形成 电子档案，其行政效力及法 中单份档案的完整性问题并不突出，更多的是具有 律证据作用的发挥从根本上依赖其