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Office 应用操作系列之一：Word 技能篇 钟 强 美国微软公司出品的办公应用系统Office 的三大组件Word 、Excel、 Powerpoint 是学校教师最常用的三大法宝，虽然大家使用的功能只是系 统的极小部份，事实上它已成为教师们实现现代化多媒体教学和管理的 得力助手，教师利用它们可以打印文稿和试题、制作教学课件、统计学 生成绩数据等。另外，学校行政办公上也离不开这个系统，公文的编辑 打印、各类数据的统计与处理、会议的演讲稿、上下级交流的文档等多 方面也是借助这个系统完成的。 Office 系统的基本操作大多数教师已经掌握，但在实际应用过程中 还是不时地遇到一些想做又一时做不到的方面，或者因为少用到、或曾 经用过，现在临时想用时又因为忘记而不会的方面，或者自己想不到而 系统本身已经具有的功能，所以，本文主要是介绍这三个组件的一些功 能性与技巧性操作，结合教师在学校的应用需求写了这个备忘录式的文 章，与大家交流学习，共同提高Office 操作与应用水平。 本文分Word 技能篇、Excel 技能篇、Excel 函数技巧篇、Powerpoint 技能篇四部份。每篇以七到九组相关、相近技能技巧为内容，结合一定 的实例，以文字描述的形式来表达主题。操作平台是现在流行的 Windows XP 系统和Office2003 版。 以下是Word 技能篇。 一、操作窗口上工具栏、按钮的增删 把常用的操作放到工具栏按钮上，方便一步性点击操作，提高工作 效率。在实际操作中，常用而系统默认没有放在窗口上的按钮有：上标、 下标、另存为、选择性粘贴、插入（公式、艺术字、文本框、剪贴画）、 分栏、增大字体、缩小字体、表格内容居中、页眉页脚等。 点击窗口上[工具]－[ 自定义]，再点击[命令]，左边框点选[类别]， 在右边框内把相应的功能按钮拖到工具栏上，位置任意。 删除按钮：用鼠标指向工具栏上不常用的按钮（个人有所不同）， 1 按右键，选删除。 还可以自定义一条自己的特色工具栏，把自己最常用的一些按钮排 在一起。点击[视图]－[工具栏]－[ 自定义]，再点击[工具栏]－[新建]，安 个名字，然后把最常用的按钮拖到这个新建的工具栏上，并把它放在 word 窗口上方。 二、页眉和页脚的使用，页眉线的取消 点击[视图]－[页眉和页脚]，出现页眉和页脚工具条，可以设置页眉 和页脚；可以在页眉和页脚间转换；可以插入时间、页码、表格、图片 等；也可以直接输入文字。 插入的内容会在文档每一页的页眉或页脚上存在，可作为一些需要 固定内容的页面上，比如，校内行政发文的文件头，教学计划表的表头 等固定内容。要在不同页插入不同的内容，可参考下文分节插入操作。 页眉插入内容后会自动产生一条横线，不想要怎么办？双击页眉文 字，进入页眉编辑状态，点击窗口工具栏上[格式]－[边框和底纹]，在[边 框]选项卡右下角的[应用于]中选[段落]，点击页眉页脚工具条上的[关 闭]，页眉中的横线就消失了。 三、分栏、分节、分页 分栏：一般指左右分栏，按纸张的宽度大小，可分若干栏。比如常 用的试卷，是8 开纸横向分两栏的。分栏可针对全文、选中段落或文字、 不同的节。 快速分栏：点击工具栏上的分栏按钮，并按紧鼠标拖选要分为几栏， 松开鼠标就行了。如果只对某段分栏，就要先选定文字再操作。 详细分栏：点击[格式]－[分栏]，在分栏对话框中可作多种选择和设 定。 分节：同一文章内容为了不同的设定，就要把不同的部份分开，断 开关系。例如：一篇文章的封面、前言、目录、绪言、正文、附录等要 分别设不同的页码，封面、前言不用页码，目录、绪言、正文、附录就 分别要设从第1 页开始的页码。具体操作见下文介绍。 点击[插入]－[分隔符]，选[分节符]，类型为连续或下一页。 2 分页：通常要分页时，使用回车，把内容往下赶到下一页。但是内 容有增删时，下一页的内容或者多下了几行，或者又跑回上一页来。这 时又要按回车往下或往回删几个回车符，以保证下一页内容在顶行。这 就可以应用word 的自动分页功能。 把光标放在要分页的地方，点击[插入]－[分隔符]：分页符。分页