活用Word题注和交叉引用功能.pdfVIP

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图片、表格等元素的插入 这里的读者估计绝大多数都是搞技术的,但搞技术的也会经常有很多文字工作 要做。例如写产品文档、写文章、写书。如果你经常要写很长的文档或者图书,例 如页数上百页,里面有很多插图、表格等内容,那么本文就是为你准备的。相信通 过本文介绍的功能,你的工作效率可以得到很大的提高。当然,如果你已经在使用 这些技巧了,那就忽略了吧。 写长文档的时候最害怕遇到什么?假设写了一篇300 页的文档,里面的各种插 图也超过100张了,在写的时候,插图已经被标上了“图1”、“图 2”之类的标号。 但BOSS看过后告诉你,有两张图之间还需要插入一张图。这可好,新插入一张图后, 后面所有图的标号都要顺延 1 了,如果是在文章末尾插入新图,那工作量还小一些; 但如果是在文章开头处新插入,呵呵,有得忙了。 另一种情况,假设在写一篇技术文章,里面很多表格。最后如果希望在文章末 尾为所有表格创建一个索引,这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格,你 会怎么做?直接手工创建索引吗?那如果文章后期还要编辑,页码发生了变动,难 道再挨个更新页码? 如果在文章的正文中需要引用,例如“如果想了解有关xxx的详细信息,请参 考本文第x页 xxx节的相关内容”,这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如 果页数变化了,或者章节的编号名称变化了,难道再挨个手工更新? 呵呵,Word虽然让文档的处理工作简化了不少,但如果你对 Word不够熟,可 能依然会带来很多新的,重复性的,意义不大的工作。我以前就被这些问题困扰着, 直到现在了解了Word的题注和交叉引用功能,呵呵,茅塞顿开。原来我以前都是在 抱着金碗要饭呢。好的方法自然要给大家介绍一下了。这些技巧适合Word XP/2003/2007 等几乎所有较新的版本,只不过可能在细节上有所不同。下文会以 Word 2007为例进行介绍。 图片、表格等元素的插入 在很多文档中,都要求在插入了图片或者表格后还要显示相应的标号以及一些 简短的描述,例如这样: 这时候最笨的方法就是在插入图片或者表格之后,另起一行,然后设置和图片 或表格同样的对齐方式,然后手工输入所有信息。试试看这样做吧: 对于图片,将图片插入文档后,用鼠标右键单击图片,选择“插入题注”,随 后可以看到下图所示的界面。 首先,在“题注”一栏显示的是插入后的题注的内容。“标签”下拉菜单可以 用于选择题注的类型,例如如果插入的是图片,可以选择“图表”,或者根据插入 的内容类型选择“表格”,“公式”。如果觉得 Word自带的几种标签类型不太贴切, 单击“新建标签”按钮即可新建自己需要内容的标签。随后可以在“位置”下拉菜 单选择题注出现的位置,可选的位置是项目的上方或下方,可以根据世纪需要选择。 经过上述简单的设置,单击“确定”,Word就会自动为我们创建好题注。 如果是表格需要插入题注,只需要选中整个表格,然后用鼠标右键单击,会出 现同样的选项 为什么要这样做?这样做比手工输入还麻烦,有什么必要?其实就是上文提到 的第一个例子。如果你创作的是短文档,页数不超过 10页,其中没有插图或者只有 很少的插图,确实没必要这样做。但如果有上百张插图,如果日后需要在两张图片 中增加图片,那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识,那么新插入的图片 以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新。也就是说,如果在“图10”前 面插入了一张图片,那么原来的“图 10”就会自动变为“图11”,后面的图片一样 会自动更新。 元素的交叉引用 元素的交叉引用 如果我在写文档的时候需要提及某个内容,例如“如果想了解有关xxx的详细信 息,请参考本文第x页xxx节的相关内容”,这时候方便起见可以使用交叉引用功能。 以我现在正在写的一本书为例吧,如果在介绍Windows的安全性时提到了Windows安 全中心,那么正常情况下,我应该在这里添加一句“关于安全中心的详细信息,请 参考本书第x页xxx节的内容”。因为随着编辑,书稿中每部分内容的页数以及节编 号都有可能发生改变,因此直接手工输入就是一个最笨的办法。

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