级秘书考证知识点.docVIP

? 会议筹备方案的拟订???? 一．内容： 1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。??? 作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。? 电话会议?（适用于规模不大办公地点相对集中的企业） 一?交流信息的特点? 1方便灵活准备时间短恢复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点 2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息 3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式 4适用于分公司不远规模不大的企业?? 电话会议信息工作要求? 1准确发出开会信息，说明是否设分会场?强调准时到会 2认真发放会议书面信息材料 3合理安排会场信息传输设备 4按时接通电话 5互相通报出席情况 6做好会议记录? 视频会议? 特点 1实现了声音图像同时传送?打破了空间的限制 省时间费用3交流效果好 4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛 ?要求 1发出开会信息 2分发文件信息资料 3布置会场 4设置于检查会场信息传输设备 5做好会议信息准备 6采用先集中后分散的形式 7汇总情况信息? ※组织视频会议的方法 1视频会议的会场 2?做好会场布置工作?配备和检查设备 3设备维护