第五讲商务信函写作——查询信与复查询信.pdfVIP

第五讲商务信函写作——查询信与复查询信 一．查询信简介 （一）定义及作用 查询信属于信息类信件（Information Letters ）, 写信询问有关对方产品 或服务的信息。 （二）分类 四种基本的查询信：要求提供服务、要求提供建议、要求报价、要求提供 文件。 二．查询信的写作 （一）写作步骤 （1） 自我介绍或说明原因（目的）。 （2 ） 具体询问。 （3 ） 表示希望回信的日期。 （4 ） （如果需保密）表示会对对方提供的信息保密。 例一： July 6,1999 Dear Sirs, Hand-made garment in pure materials ， We learn from the British Embassy that you are producing hand-made garment for export in pure materials. （在信的开头便直截了当地写明你想询问的问题。） There is a steady demand here for high-class goods of this type especially in the brighter colours. （把你所想了解的，以及你已经了解的信息尽量表达清楚。） Will you please send us your catalogue and full details of your export prices and terms of payment, together with any samples you can let us have. （在结尾处提出愿望与要求。） We look forward to hearing from you. Yours sincerely, Thomas Wilson Thomas Wilson 例二： Dear Sir Wooden fitments 事由标题 Would it be possible for you to send us a catalogue and list price relating to your wooden fitments? 直接提出问题，语言明确 This company produces a large range of domestic and office furniture, and we are interested in using a number of products from your current （二） 查询信的措辞和结构 （1）事由标题 事由标题位于称呼之后，信文之前，它能使查询信的内容变得一目了 然。 （2 ）第一段 第一段必须直接提出问题，语言明确，不能含糊其词。  句式与措辞 查询信必须写得便于对方作出回答。 （1）第一段 A ．询问信息 B. 寻求资料 （2 ）第二段 如果是新客户向供应商发出查询信，就必须在第二段中简单说明写信的 原由。 如果是老客户，就要在第二段中对供应商曾经给予的帮助和服务表示感 谢。最后，不管新老客户，都要在第二段中简单说明需要这些资料的原因 及用途。在第二段里还可以对自己作为写信人的情况稍作介绍。 （3 ）第三段 （三） 写作方法和行文策略 查询信必须 （1） 明确说明需要什么及其原因； （2 ） 脉络清楚，便于对方一一解答； （3 ） 问题不能太多——看看是否还有其他资料来源； （4 ） 对别人将会提供的帮助表示感谢。 三．复查询信 （一）简介 回复查询信要则： （1）及时回复 （2 ）语气得体 （3 ）内容完整 （二）回复查询信件写作 1. 个案分析 例三 Dear Sir or Madam ， Hand-made garment in pure m