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學校採購程序 目錄 頁數 緒言1 基本措施1 認可供應商名單2 報價2 - 3 投標3 - 4 定期合約供應商4 小額現金採購4 收貨及付款程序4 - 5 服務合約的管理5 - 6 利益衝突6 - 7 發出指引7 查詢7 附錄 - 利益衝突情況例子8 學校採購程序 緒言校董會及學校經常會採購物品和服務﹐如電腦﹑ 文具﹑校服﹑練習薄﹑校巴服務等。採納完善的 採購系統﹐有助學校以具競爭性及透明度的方式 進行採購﹐確保所購的物品和服務物有所值。 因此﹐校董會和學校應確保採購程序得到妥善的 管理及具備問責性﹐同時應制定適當的監察和制 衡措施﹐以防止舞弊及貪污情況出現。 基本措施學校進行採購時﹐應考慮採取下列基本措施﹕ ?? 清晰的分工（例如記錄使用者的要求﹑發出採 購訂單﹑收訖貨物﹑核証付款等工序應盡量由 不同職員負責）。 ?? 列明授權人員的職級及財務上限。 ?? 就根據採購金額來選擇採購方式（例如使用報 價﹑投標或小額現金採購方式），並制定有關 準則。 ?? 註明可以豁免一般採購方法的情況（例如緊急 採購）。 ?? 根據既定的採購政策和程序進行核數工作。 2 認可供應商 名單 編訂認可供應商名單﹐有助學校在進行採購時﹐ 節省篩選供應商的時間﹐並可確保公平地邀請合 資格的供應商投標。學校在編定和備存認可供應 商名單時﹐應考慮以下各點﹕ ?? 制定接受及刪除認可供應商的準則。 ?? 註明從認可供應商名單甄選供應商的辦法（例 如輪流錄用）﹐以策公平。 ?? 按供應商的表現及其報價或投標反應﹐定期檢 討認可供應商名單。 ?? 供應商名單應盡量由一專責小組或高層人員 批核。 報價報價適用於須以競爭性程序採購而又未至於要公 開招標的物品或服務。下列措施有助在報價過程 中減少舞弊的機會﹕ ?? 列出可以使用報價方式進行採購的情況。 ?? 註明要邀請其報價的供應商的最少數目。 ?? 要求供應商以書面形式確定口頭報價資料。 ?? 對接獲的報價單進行抽樣覆核。 ?? 採取措施防止有人洩露或竄改報價單資料（例 如將收到的報價單盡快鎖好﹐或將專門用作接 收報價單的圖文傳真機放在分隔的地方）。 3 ?? 為防止分拆訂單﹐應訂定可重覆採購同類貨品 /服務的最短時限。 投標採購價值較高的貨品或服務﹐應採取以下管控措 施﹐以確保採購程序具透明度和競爭性﹕ ?? 註明可以豁免招標程序的情況（例如緊急採購 或專營供應商）﹐及將有關的豁免理據妥善存 檔﹐同時訂明可授權豁免的職級。 ?? 在招標文件中列明採購要求及評估標書的主 要準則。 ?? 要求供應商遞交一式兩份的標書﹔正本交由 使用者評審﹐而副本則由一名負責人妥善保 管。 ?? 標書應投入雙重上鎖的投標箱﹐鑰匙須分別由 不同的職員保管。 ?? 不應接受遲遞的標書。 ?? 應由一委員會(包括最少兩名成員)負責開標 的工作。 ?? 應盡速在開標後將投標者的資料及其出價記 錄於投標總表內。 ?? 投標者若曾就標書內容作出修訂﹐應由開標委 員會登記及加簽﹐以防止有人在開標後作出更 改。 4 ?? 應按預先制訂的準則來評審標書。有關工作最 好由一組人員負責。 ?? 標書應由校董會或投標委員會負責審批。 ?? 倘若最低價標書並沒有被採用﹐應以書面記錄 所有理據。 ?? 應將投標結果通知所有落選的投標者。 ?? 應考慮按要求透露中標者的名稱及標價﹐以加 強透明度。 ?? 倘若需要在投標後進行議價﹐應在取得校董會 或投標委員會的核准後﹐由最少兩名人員負責 進行有關商議。 定期合約供 應商 如須重覆採購一些價值較低的貨品或服務（例如 雜項或簡單維修服務）﹐學校可考慮採用定期合 約供應商﹐以節省每次索取報價的時間﹐及防止 有人經常優待某一供應商。 小額現金 採購 小額現金採購只可用於採購小額的雜項物品﹐並 根據經由授權人員核實的發票或索款申請發還款 項。 收貨及付款 程序 為防止舞弊（例如隱瞞少送的貨物）﹐應考慮在 收貨及付款過程中採取下列措施﹕ 5 ?? 應檢查（或在有需要時測試）及點算送達的物 品﹐並與購貨訂單及送貨單互相核對。為防止 違規情況﹐可在驗貨過程中進行監督審查。 ?? 應由專責人員核實已驗收之物品。 ?? 應要求供應商盡快發出帳單﹐並進行核數程 序。 ?? 付款記錄應有正式核實的發票﹑收據或索款申 請作証明。 ?? 應在特定限期內付款。 ?? 支票須由最少兩名人士簽署﹐並註明其財務上 限。 ?? 應備妥開支報告﹐詳列採購開支及任何誤差﹐ 以供校董會或校長查閱。 服務合約的 管理 如需採購服務（例如校車服務﹑膳食供應等）﹐ 應設立監察機制﹐以防有人串同承辦商隱瞞不合 標準的服務。學校管理層可按照下列指引監管承 辦商的服務質素﹕ ?? 合約條款應清楚訂明各項服務規定﹐例如所要 求的質素﹑收費詳情﹑更改合約條款的安排﹑ 因違