档案管理制度(五).docVIP

 ??????? 我院所存档案全部由学院档案室集中统一管理。档案室对各部门的归档工作给予业务指导，并对归档工作进行认真检查，合格后方可接收，并办理交接手续。档案保 管按以下规定执行： ??????? 一、档案的安全保护工作 ?１.档案工作人员必须具有一定的政治素养、科学文化知识和档案学理论知识，有较强的专业工作能力。 ?２.档案的库房应以科学、坚固、安全为基本条件。档案部门对接收来的档案要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 ????? ３.坚持做好防盗、防腐、防虫、防鼠、防尘、防火、防水、防光等工作，确保档案的绝对安全。 ????? ４.定期检查档案存放情况，防腐、防虫、防鼠效果，如发现有霉变、虫蚀、鼠咬等现象要及时采取措施和修复。 ????? ５.定期检查防火、防水情况，如发现灭火器失效或库房漏水、进水，要马上更换和修理。 ????? ６.库房派专人负责温、湿度计的登记工作，库房标准温度为14--24℃，标准相对湿度为45—60％。地面拖地夏天每周不超过三次，冬季不超过两次，保持室内适当温湿度。档案人员应做好测试记录，做出综合文字分析，掌握库房管理规律。 ????? ７.每年要进行二次安全检查，即时发现问题采取相应措施，并做好安全记录分析。（如发现水、火等意外事故，应根据“先重点后一般”的原则，按照“永久─长期─短期”的顺序抢救档案。） ????? ８.销毁档案，必须履行严格的鉴定，填写销毁清册，主管领导批准，监销等手续。 ????? ９.取放档案要及时关柜门、锁好，下班时关好门窗上好门保险。 ???? 10.对重要的声像档案要定时复制，以防老化变质。 ????? 二、档案库房和设备的管理措施 ????? １.档案人员不得随便借出档案室钥匙，任何人不得随意进入档案库房。 ????? ２.档案室配备的设备专人保管，不得挪作他用。存放时要定期保养，不得随意拆卸，必要时交有关技术部门修理。 ????? ３.灭火器要经常进行定期检查，保证随时投入使用。 ????? ４.档案柜要垂直窗户排放，卡片箱、档案目录以及其它用品应妥善保管，免遭损坏。 ????? ５.损坏各种设备，要照价赔偿。 ６.档案库房内严禁吸烟，严禁使用电炉、电烙铁等，不准存放与档案无关的物品，创造良好的保护条件。 ? ? ?????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 呼和浩特职业学院档案室 ? 档案室工作保密制度 ? ??????? 为做好我院的保密工作，严守党和国家的机密，确保档案资料的安全利用，依据《保密法》及有关保密工作规定，结合我院的实际情况，制定本制度： ??????? 一、保密措施 ?１.档案工作人员应当保守所管理档案内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯。 ?２.标有密级的档案、资料、科技数据、图纸、统计报表。一般不得向外借用。 ?３.借阅带有密级的档案资料，要履行严格的批准手续。“绝密”文件由院领导批准。“机密”、“秘密”文件由密级档案形成部门领导同意和办公室主任批准。并要求借阅者明确归还时间，按时归还。 ? 二、 对档案人员保密工作的要求 ? １.档案工作人员必须认真遵守《保密法》、《档案法》及其有关保密工作规定，并且要经常学习有关保密工作文件，增强保密观念，严格执行保密制度。 ? ２.不该看的机密绝对不看；不该记的机密绝对不记；不该知道的绝对不问；不该说的绝对不说；不该传的绝对不传；不在家属子女面前泄露党和国家机密。 ? ３.不许在电话、私人信件里涉及党和国家机密。 ? ４.档案工作人员不得随意将保密档案带出室外，更不准私自借出保密档案，因工作疏忽出现泄露或丢失加密文件，视情节轻重给予相应处分。 ? ５.档案室为重点要害部门，无关人员未经许可不准擅自进入，严禁将档案室供他人利用，以防失密。 ? ６.档案管理人员要加强责任心，提高警惕，做好档案存放安全、保密工作。档案人员下班前要关好门窗。文件入柜上锁，并要定期检查防范措施的落实情况。 ? ７.坚持保密原则，增强保密观念，向一切泄密现象斗争。对违反保密规定，给工作造成损失者，要根据情节轻重，追究其行政责任。 ??????? 三、对档案利用者的保密要求 ? １.档案利用者查阅档案资料时，要按规定履行批准手续，并保证对查阅的档案资料的保密和安全。不得公开我院档案资料内容或擅自扩大利用范围。不得丢失和造成人为的破坏。 ? ２.带有密级的档案要按保密密级划分提供利用，不得扩大使用范围，以防失密。任何人不得将档案涂改、圈划、撤换、污损和折皱。 ? ３.党委会、院长办公会、纪检委会议记录，因工作需要查阅时，必须经主管领导和办公室主任批准后方可查阅，任何人不得泄露会议记录内容。 ? ４.查阅档案