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火电厂企业办公管理制度 火电厂企业办公管理制度秘书工作条例第一部分秘书的任务第一条秘书的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。这些工作不论大小，都应看做是经理的重要工作来接受。为使经理的工作得以顺利进行，对经理的工作进行计划和准备是秘书的主要职责。第二条本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：（一）传达（二）运转（三）助手（四）书籍、文件整理（五）室内整理（六）代行事务（七）会计事务（八）调查（九）记录（十）接待第三条以上工作的内容以及分量根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。第二部分秘书的工作内容第四条传达事务传达事物的工作内容具体如下：（一）接待来访来访者形形色色，既有政府官员、大公司的经理，也有普通的职员，另外还有预约会见的申请人，报纸杂志的记者等。他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。秘书要有区别对待来访者的能力。与对方会见时，在未充分了解以往交际关系的情况下，听取了姓名和所要求后，通常是请对方稍候，而不直接说经理在或不在、见还是不见。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方，或是将个人意见报经理后接受答复。（二）收听电话收听电话时一定要先声明“这里是!公司”或“这里是经理室”，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。（三）转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，根据情况问清楚并准确、迅速地转达。（四）文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈经理的，还是需秘书再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示经理），需经理办理的要直接送交经理。如遇经理正在出差途中，而不能确定是否应将邮件送至出差地时可与副经理协商。经理不在时如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。第五条日常运转工作这项工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面（一）日程的设计及其安排对所确定的经理应处理的事项如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出的日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。（二）准备及安排有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。第六条用品的整理秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据经理具体执行公务情况的不同而有所不同。（一）在办公室内平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，最好能做到事先心中有数。有了明细表，还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应注意事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图以准备好所需用品。（三）文件、资料的准备首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交经理或是用封袋密封好后等待经理的指示。第七条文件整理业务（一）为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，做到很容易直到文件。（二）整理工作的关键是分类项目的确定，保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。（三）业务用的文件分为正在处理的文件，正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。（四）经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便于参照。第八条整理、清扫工作此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：（一）清理桌面。台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品及用纸要准备好。墨水、笔尖、笔杆、糨糊、别针、印台、铅笔、活动铅笔、