1-2记录控制程序.docVIP

1.目的 对记录进行控制和管理，为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施时提供相应的证实资料。 提供产品质量、环境管理和职业安全健康管理符合规定要求和各体系有效运行的证据，向业主、第三方认证提供重要依据。 2.适用范围 本程序适用于各体系运行中产生的所有记录的控制。 本程序适用于各体系所覆盖的组织机构。 3.职责 3.1综合管理部负责本程序的制定、贯彻和实施，做好体系审核和评审记录并保存。 3.2公司各相关部门负责本部门负责程序所规定的表格式样的编制和配发工作，并做好本部门执行程序文件时所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。 3.3公司各直属项目经理部负责本单位内体系运行过程中所产生记录的登记、标识、收集、编目、归档、保管及处理。 3.4 公司档案室负责需要入档资料的整理、归档、贮存工作。 4.工作程序 4.1记录的分类 记录通常采用文字、图表形式，分管理记录和工程产品记录。 管理记录即管理过程中为产品的形成服务而留下的文字和表格记录；工程产品记录即与产品有关的、证明产品本身的文字和表格记录。 4.2记录的编号、标识要求 记录表格的编号、标识规则按《文件控制程序》中的规定执行。 4.3记录的记载要求 4.3.1各有关部门、单位按照相关程序文件的规定，各项活动过程中则应形成记录，完成工作后立即做好记录整理。若是利用电子媒体做为记录形式，必须至少有一份书面的打印备份，以防电子版本损坏无记录存在。 4.3.2所有的记录应当清晰、明了、正确、完整。标识明确，便于查询。真实可靠、具有可追溯性。 4.3.3记录时应注明所属部门或单位、记录日期、记录人。 4.3.4 记录的书写必须符合《档案管理规定》的要求。 4.4记录的媒体形式 记录可以是纸张、光盘、磁带、磁盘、样品或照片等多种形式。记录式样按照各程序文件的要求。记录的纸张规格一般用A4或B5型纸张大小。 4.5 记录的流向、更改 当记录需要传递时，由发送部门做好发送登记，接收部门在发送登记本上填写接收人及接收日期。记录由于笔误需要更正时，更正人应用标记划去原记录的值（如：ABC），填写正确记录，并签署更正人姓名、更正日期。 4.6记录的归档、编目规则、保存环境、借阅、保存期 4.6.1记录由各记录部门、项目部专人负责归档管理，分类、分盒存放，记录应统一编号、非同类记录应分别编制目录清单，以便检索。质量记录的归档执行公司《档案管理规定》，逐级移交，逐级归档，项目部当工程竣工资料核验后一个月内必须整理到位，在项目技术负责人在自检合格的基础上，填写《竣工资料审核报告单》报公司工程管理部审核签认后，由项目经理部将一套竣工资料移交公司档案室，一套移交北京市档案馆，一套移交给业主。需移交建设档案馆的记录按当地的《建筑安装工程资料管理规程》执行。公司所属项目部竣工资料的移交按其各专业规定执行。 4.6.2 记录的保存由各记录部门自行保存，保存环境适宜，不得存放易燃易爆物品，定期通风，温度适宜，做到防潮、防虫、防火，确保记录不被损坏、变质和丢失。特殊、极重要的记录移交公司档案室保存。对以电子媒体形式保存的记录，要做好备份，以防丢失、毁坏，并做好磁盘内记录的登记。遇有传真等热敏纸作为记录时，应将其复印保存。对以图片、胶片保存的记录要保存好原件。项目经理部内所有需保存的记录原件均应存在项目资料室内。 对分包商、劳务队伍施工过程中需项目经理部收集、归档的有关记录，由项目经理部负责索要、收集、整理保存。 4.6.3借阅记录须履行借阅手续，填写借阅登记表。借阅者应及时归还，一般借阅期限不超过一个月；逾期不能归还须履行续借手续，如丢失记录，应追查责任，严肃处理。记录的管理人员应严格履行借阅手续，对借出的记录定期催还；对归还的记录认真核对，及时注销归档。 4.6.4 体系需控制的记录的名称、编号、保存处、保存期限见体系需控制的记录目录清单》。存放于项目经理部的记录由项目经理部保存至工程竣工交付后，组卷归档移交。公司各部门、直属项目经理部各室应列出本部室需控制的记录目录清单，清单中应包括本程序所列与本部室有关的记录和执行程序文件时需留下的会议、培训等其他记录。清单中应设序列号、记录名称、编号、保存处、保存期限等栏目。在记录的各存放盒或夹内应设有记录的分目录。 4.7记录超出期限的规定 记录保存超过规定时限后，处理方式有两种：一是无规定需移交的记录可销毁；二是需继续保存的由主管领导签字确认后继续保存。当需要作为参考资料留存时，应进行作废标识处理后留存。 5.相关文件 5.1《文件控制程序》 5.2《档案管理规定》 5.3《建筑工程资料管理规程》 6.形成的文件和记录 6.1记录控制分目录表