19-记录控制程序.docVIP

1. 目的 为了建立健全管理体系记录,使记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保存期限和处置处于受控状态,以提供符合要求和管理体系有效运行的客观证据，公司制定《记录控制程序》。 2. 适用范围 本程序适用于公司各职能部门、项目经理部(分公司)对管理体系记录的实施控制； 本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系。 3. 相关文件 公司《管理手册》 《文件和资料控制程序》 《施工合同控制程序》 《施工技术控制程序》 术语和定义 5. 职责 5.1 标准化管理部负责制定并监督实施本程序。负责记录的标识及对公司各单位记录控制工作进行监督检查。 5.2经理办公室综合档案室按《综合档案管理办法》负责记录的存档和管理。 5.3公司各职能部门和项目经理部(分公司)负责本部门、本单位 记录的控制工作。 6. 工作程序 工作流程图： 6.1记录的类别 公司各职能部门和项目经理部(分公司)在管理体系运行过程中形成的各种书面、图片、录音等证据均为记录。记录包括: a)管理体系运行记录； b)产品实现过程记录。 记录名称详见公司《记录总清单》。 6.2记录的编制 6.2.1 公司标准化管理部负责编制公司《记录总清单》 6.2.2 公司各职能部门、项目经理部(分公司)根据公司《记录总清单》,编制本部门、本单位的《记录清单》,明确各项记录的责任人。 6.2.3记录须按规定要求填写,内容完整、真实、及时、字迹清晰，不得任意涂改。 6.3记录的收集 6.3.1记录形式可以是纸张、光盘、照片、磁带、样件等各种媒体形式。 6.3.2 公司各职能部门、项目经理部(分公司)按照本部门、本单位《记录清单》,由责任人收集、保管各项记录,保证记录及时、完整、真实。 6.3.3公司各职能部门、项目经理部(分公司)指定专人每月检查记录的编制、收集情况，每半年要至少一次覆盖体系运行的各个环节，保证记录处于受控状态。检查填写《体系自检记录表》，每月报公司标准化管理部。具体执行公司《质量、环境、职业安全健康管理体系自检、抽检制度》。 6.4 记录的编号 6.4.1国家、地方、行业标准要求的记录编号按原有编号； 6.4.2 产品实现过程记录的编号具体执行公司《文件和资料编号方法》； 6.4.3管理体系运行记录的编号执行公司《记录总清单》。 6.5 记录的保管、贮存 公司各单位所有记录应有专人保管，放置在干燥之处,防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项易于查找,便于存取,为查阅提供方便。记录的保存期限在公司《记录总清单》中明确。其中工程资料的保存具体执行公司《施工技术控制程序》。 6.6 记录的借阅 记录的借阅要经保管部门主管领导批准，按规定办理借阅手续,借阅后及时收回并填写《发放回收（借阅）登记表》。 6.7工程分包方的记录 工程分包方的记录是公司体系记录的组成部分。工程分包方按照分包合同要求在工程竣工前提供规定的记录和资料,由项目经理部(分公司)指定专人收集、审核。具体执行《施工合同控制程序》和《施工技术控制程序》。 6.8 记录的存档 6.8.1 工程资料的归档具体执行的公司《施工技术控制程序》。6.8.2除工程资料以外记录的存档具体执行公司《记录归档办 法》。 7. 附件及标准表格 附件: （1）公司《质量、环境、职业安全管理体系自检、抽检制度》 （2）公司《记录归档办法》 （3）公司《记录总清单》 （4）公司《文件和资料编号方法》 （5）公司《工程资料移交管理制度》 标准表格： （1）记录清单 记 录 总 清 单 程序文件名称 序号 记录编号 记录名称 责任部门 保存 期限 文件和资料控制程序 QB/CJY G01.01 01 JL01-01-01 发放回收(借阅)登记表 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 02 JL01-01-02 文件销毁(留用)审批表 各部门 一 年 03 JL01-01-03 文件修改记录 各部门 随时更新 04 JL01-01-04 ________清单 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 05 JL01-01-05 文件评审表 各部门 一 年 06 JL01-01-06 收文登记簿 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 法律法规控制程序 QB/CJY G02.02 07 JL02-02-01 法律法规获取(更新)确认登记表 各部门、分公司 随时更新