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工程竣工档案整理、编制的实际操作 桂林市城市建设档案管理处　秦斌 目录 1、桂林市建设工程档案业务管理程序 签定责任书 指导监督　 档案预验收 参加工程竣工验收 报送档案 档案移交 2、市城建档案管理处对工程档案预验收的内容和释义： 2.1、工程档案齐全、系统、完整，内容和排列符合《桂林市建设工程文件归档要求》； 在建设工程档案预验收阶段，工程档案应具备工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图四部份组成，这四大类文件由建设、监理、施工单位三方各自收集并按《桂林市建设工程文件归档要求》整理。竣工验收文件是否已经准备齐全； 2.2　工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 监理、施工单位应严把工程文件质量关，杜绝文件的虚假； 需监理、施工单位各责任人签名的，应由本人签名，杜绝代签情况； 各类报建手续、材料、设备合格证、施工试验等工程文件应真实有效。 2.3　工程档案已整理立卷，立卷符合《建设工程文件归档整理规范》的规定； 2.4　竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，加盖竣工图章并有各方会签； 2.5　文件的形成、来源符合实际；单位或个人签章的文件，其签章手续完备； 2.6　文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 2.7　预验收结论 3　建设单位的职责和工程档案的整理 3.2.1　分类整理、组卷、题名、装盒 工程准备阶段文件应按照《桂林市建设工程文件归档要求》中的八类归档文件及排列规定进行收集整理，分别是： ＊＊　　立项及计划文件 ＊＊　　建设用地规划定点、土地使用、征地及拆迁文件 ＊＊　　勘察、测绘、设计文件 ＊＊　　有关行政主管部门图纸审批文件 ＊＊　　施工、监理、材料和设备招投标及合同文件 ＊＊　　开工审批文件 ＊＊　　财务文件 ＊＊　　其它文件 根据文件类别、案卷厚度两个控制条件进行组卷，可单独组卷，或合并组卷。 3.2.2　实行文件登记制度 由于建设工程工期普遍较长，为便于日常查阅利用，建设（监理、施工）单位应该实行文件登记制度，认真履行登记手续，使用时尽量复印件，保存好原件归档。 3.2.3　收集竣工验收过程文件 建设单位应收集在验收过程中形成的全部验收文件，包括各建设、监理、设计、勘察、施工单位的工作报告，竣工验收方案、签到单、会议纪要，各专业的竣工验收证书及竣工验收意见书，结算文件以及验收时形成的声像文件 。 3.2.4　办理工程档案的报送和竣工备案 工程档案由建设单位报送市城建档案馆，应注意报送时间和报送内容，报送时间是在竣工验收后三个月内，是从竣工验收之日算起，不能超过三个月；报送内容：按照规范要求建设单位将建设、监理、施工单位三方的文件汇总移交市城建档案馆。工程竣工后，建设单位还负责工程竣工备案工作，按照工程竣工备案的有关规定，提交完整的竣工备案文件，报市住建局工程科备案。 4　监理单位的职责和工程档案的整理 4.1　监理单位应履行下列职责(略) 4.2　工程项目监理文件的编制要求 工程项目监理文件是监理单位在项目设计、施工等监理过程中形成的文件，它是监理工作中各项控制与的依据和凭证，其编制要求如下： 4.2.1　应及时、真实、准确、清晰整洁，不得有涂改或模糊不清之处； 4.2.2　监理文件各类表格的填写应使用黑色墨水或黑色签字笔，也可使用电子表格打印，有责任人签章的应由本人签名、盖章。各类监理用表的格式应符合相关规定； 4.2　工程项目监理文件的编制要求 4.2.3　监理工程师或其他人员编制监理文件时，应使用规范词语和通用符号；如采用其他单位符号应在括号内转换成通用单位或注明。整个文件所采用的单位应统一，如m、mm等，不得混用； 4.2.4　总监理工程师为项目监理文件编制的总负责人，对监理文件的编制负有监督、检查、指导的责任； 4.2.5　各专业监理工程师应随着工程项目的进展进行编制、收集与整理本专业的监理文件。监理工程师应认真审核承包单位报送的文件，但不得接受经涂改的报验文件，并在审核整理文件后交文件管理人员存放； 4.2　工程项目监理文件的编制要求 4.2.6　总监理工程师应指定专职或兼职文件员负责文件的工作。文件员应检查监理文件的编写情况，发现的问题的，应及时退回报送单位或报告总监理工程师，由总监理工程师责令其改正； 4.2.7　监理文件编制应当规范。承包单位应将编制完成的施工技术文件和管理文件及时上报项目监理部门存档检查。监理文件的收发、借阅必须通过文件管理人员并履行登记手续； 4.2.8　在监理工作过程中，监理文件应按单位工程立卷，分专业存放保管，并编制案卷目录，便于跟踪检查和利用。 4.3　监理单位整理监理文件应注意内容： 4.3.1　总监理工程师应有监理单位的委托书，委托书上需有监理单位的公章和法人