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《会议管理实务》实训指导书 （文秘专业） 浙江金融职业学院 2009年9月 前 言 《会议管理实务实训指导书》是文秘专业实训体系的重要组成部分，编者主要从提高学生的秘书会务的实务操作技能出发，着力体现了创新性、实用性、操作性的特点。 在创新性方面，设计了相对独立的实践教学模块，根据文秘专业的培养目标和文秘职业所覆盖的综合能力，将会务实训教学内容划分为拟写会议方案、会场布置、安排会议接待、拟写会议主持词、庆典会议策划、安排职工座谈会、布置经理办公会、外事会议服务、安排茶话会、策划新闻发布会、宴会安排等模块，形成一个目的明确、层次分明且具连续性、阶梯式提高的实践教学体系。 在实用性方面，以情景模拟为主要教学形式，其中情景的选择体现现代企业的实际情况，增加了文秘专业的针对性、实用性。学生在实训过程中交换不同的岗位，扮演不同的角色，通过多元化的职业模拟实训把专业知识转化为职业技能，使各种能力相互融合为综合的、发散型的整体智能；并通过以学生为中心的教学方法，培养学生的创新意识与创新能力；同时，从秘书职业需要出发，职业能力训练与职业素质的训导有机结合，潜移默化地进行综合素质教育，既增强了学生综合运用所学知识解决实际问题的能力，又使其在实际工作环境中思想素质、职业素质得到提高，团队精神和合作能力得到锻炼。 材料分发、会议20××年1月7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模和会期等因素，拟写相关的会议文书。 三、实训任务 （一）根据情境导入中的材料，拟定一份会议通知。 1．要求 ⑴拟写的会议通知各要素齐全。 ⑵利用计算机录入文图、准确熟练，格式规范；一律采用A4型的纸张，完成稿一式两份，一份文本文档，一电子版文档。 ⑶该项目完成时间为1.5小时。 2．设备 计算机、网络打印机或非网络打印机、能够登陆互联网的局域网. 3．步骤 步骤1：参考会议通知的例文，掌握格式和写法上的要求。 步骤2：根据情境导入提供的材料并结合参考例文，综与会人员拟写一份会议通知。 （二）根据情境导入中提供的材料，为本次会议起草一份筹备方案。 1．要求 ⑴会议筹备方案的有关内容应尽可能地贴近真实生活，需要省略的要注明。 ⑵会议筹备方案要素齐全，格式规范。 ⑶利用计算机录入文图，准确熟练，格式规范；一律采用A4纸；完成稿一式两份，一份文本文档，一电子版文档。 ⑷该项目完成时间为2小时。 2．设备 计算机、网络打印机或非网络打印机、能够登陆互联网的局域网 3．步骤 步骤1：参考例文，明确会议筹备方案应具备的要素及相关要求。 步骤2：根据情境导入提供的材料并结合参考例文，为本次会议拟写一份会议筹备方案。 （三）根据情境导入中提供的材料，为本次会议制作一份会议记录模板。 1．要求 ⑴模板应为一种可以套用的模式工具，凡固定不变的内容均已明确显示出来，其余地方为可填入的空白形式，注意将制作成果保存为文档模板格式。 ⑵根据文件模板使用单位的实际情况设计文件要项，要实用、美观、简洁、新颖。 ⑶确定一个统一的会议记录名称，在能够标记各次时间、地点、内容不同的会议的具体名称。 ⑷利用计算机录入文图，准确熟练，格式规范，一律采用A4纸；完成稿一式两份，一分电子文档，一电子版文档。 ⑸该项任务在30分钟内完成。 2．设备：计算机、网络打印机或非网络打印机、能够登陆互联网的局域网。 3．步骤 步骤1：参考会议记录模板，明确格式要求。 步骤2：根据情境导入提供的材料及相关要求制作会议记录模板 （四）搜集会议相关文件，确定会议人数、目的、场地等。 2．要求 熟练会议的各项准备环节。 3．设备：计算机、扫描仪、网络打印机或非网络打印机、电话机。 4．步骤 步骤1：准备会议主要参与人员的相关材料；准备经理需要的的个人资料；准备会议所需要的文件。 步骤2：布置会场 （五）拟写会议议程表 1．要求：项目清晰，目的明确 2．设备：计算机、网络打印机、电话 3．步骤 步骤1：确定会议的时间与规格。 步骤2：确定会议的主要内容。 步骤3：写作会议议程表。 四、考核标准 任务1：总分20分： ⑴应具备的各要素齐全。（5分） ⑵格式规范，符合要求。（10分） ⑶文件保存为文档模板格式（5分） 任务2：总分20分： ⑴会议工作方案要点齐全。（10分） ⑵能够快速地了解会议总体情况（5分） ⑶附件制作齐全（5分） 任务3：总分20分： ⑴会议记录模板的制作格式符合要求。（5分） ⑵会议记录模板的制作内容符合要求。（5分） ⑶文件保存为文档模板格式。（10分） 任务4：总分20分 ⑴材料准备翔实（10分） ⑵会场布置合理合适（10分） 任务5：