企业实现档案管理业务信息化必要性的研究.pdfVIP

理论探索 TheoryExploration 文章编号： （ ） 1674-9146 20 15 0 1－0032－02 企业实现档案管理 业务信息化必要性的研究 顾 楠 （太原钢铁 （集 团）有限公司企业 自动化公司 ，山西 太原 030003 ） 摘 要：针对企业档案管理现在存在的 问题，对企业档案管理的需求进行 了分析，使企业任何部 门和 员工在授权许 可的前提下，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的档案信息 资源，从而提高企业 的生产效率、经营管理水平和创新能力。 关键词：企业；档案管理 ；信息化 系统 中图分类号：F270 文献标志码：A DOI： 10.3969/j.issn.1674-9146.2015.01.032 随着时代的发展，信息技术在管理上越来越深 有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子 入而广泛的应用，使得管理信息系统的实施在技术 文档资料。由于纸质介质难以永久保存和备份，极 上已逐步成熟。 国家档案局、 中央档案馆印发的 易受到外界环境的损坏，而且占用大量空间，仓储 《全国档案事业发展 “十五”计划》，把 “加快档案信 的费用和管理成本不断增加。 息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中， 2）档案管理系统没有和企业信息系统实现互 为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节 通。随着企业生产、经营销售的现代化管理和无纸 省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。 化办公应用的普及，在计质量、 ， ， 等 ERP MES OA 1 企业档案管理现状 业务运行中已经产生了大量电子文件，其中具有长 目前大部分企业档案管理模式还是施行两级管 久保存价值的电子文件应转化为档案并接收进馆， 理，档案管理部工程资料室负责各二级单位的档案 但因尚未有必要的技术设施，目前还没有条件开展 业务指导。各二级单位负责各厂矿档案信息资源的 这项工作。 收集、归档、保管、鉴定、统计、利用。每年定期 3）管理模式采用手工模式。 目前档案管理部 向档案管理部归档各职能部门文件。针对目前档案 的管理中有80% 的工作还主要采用手工管理模式， 利用情况统计年报发现直接对电子文件利用的需求 包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研 是文书档案、荣誉档案、会计档案和科技档案中的 等，管理不是很科学，工作效率低，档案资源不能 基本建设档案和设备档案，其中直接在网上利用文 得到充分利用。 书档案、荣誉档案、声像档案、科技档案中的基本 4）珍贵档案安全保管有待改善。馆内保存的 建设档案和设备档案迫切性更高。 大量珍贵档案均为纸质载体，且为孤本，直接提供 2 企业档案管理需求分析 利用一旦受损，损失无法弥补。由于档案复制手段 2.1 档案管理问题分析[1] 落后，导致档案复制工作进展缓慢，影响了这些珍 1）馆藏档案存储方式有待改善。 目前企业档 贵资料的长久保存和有效利用。 案存储介质主要是纸质文件，其他辅助的存储介质 5）档案资源利用不通畅。 由于不具备通过网 收稿日期： 修回日期： 2014－09－15； 2014－12－15 作者简介：顾 楠 （1981-），女，山西太原人，工程师，主要从事冶金企业计算机应用研究，E-mail ：gunan@。 SCI-TECH INNOVATION PRODUCTIVITY ， - 032 - No．1 Jan. 2015 Total No．252 理论探索 TheoryExploration 络向各单位提供档案服务的能力，档案管理部面临 源三者互动的企业档案信息资源管理平台，实现档 着自己有信息无法提供，外界有需求查找困难的矛 案信息收集、管理、保存、利用的网络化管理。四 盾局面。 是制定出档案管理系统与企业其他信息系统相关的 2.2 档案管理业务分析 档案数据归档标准和管理流程，并建立统一的、标 企业档案核心业务围绕 “收、管、存、用”进 准的、可扩展的、能与未来各业务信息系统易集成 [2] 行开展 。档案资源及电子文件收集。与业务系统 的接口及相关规范。 的一体化无缝对接、纸质档案的电子化转换、数据 4 结束语 的批量迁移转化、实现文件在线归档上报工作。电 随着计算机网络技术的进一步发展，如何做好 子档案管理保存。包括档案条目管理、档案原件管 档案管理工作有了新的挑战，只有正视这个挑战， 理、档案库房管理、档案利用管理。档案资源的发 实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工 布利用。满足将来企业全部职工的网上利用，通过 作才能走上发展的轨道。档案的整理工作繁琐，重 与业务系统间的集成实现权限可控的电子文件时时 复劳动多，劳动