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第三章 总 账 3.1 总账系统初始化 3.1.1 启动总账系统 3.1.2 设置总账系统启用参数 3.1.3 设置会计科目 3.1.4 设置外币及汇率 3.1.5 设置凭证类别 3.1.6 设置结算方式 3.1.7 录入期初余额 3.1.8 分配数据操作权限 3.2 日常业务处理 3.2.1 填制凭证 3.2.2 出纳签字 3.2.3 审核凭证 3.2.4 记账 3.3 出纳管理 3.3.1 银行对账 3.3.2 查询现金及银行存款日记账 3.3.3 资金日报表 3.4 期末处理 3.4.1 定义转账凭证 3.4.2 生成转账凭证 3.4.3 月末结账 3.5 账簿管理 3.5.1 总账 3.5.2 余额表 3.5.3 明细账 3.5.4 辅助账 3.1 总账系统初始化 3.2 日常业务处理 3.3 出纳管理 3.4 期末处理 3.5 账簿管理 系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。 使用总账系统之前，应该已经建立账套，并且在建立账套后或在企业门户中启用总账系统的操作，否则不能启动总账系统。 总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。 增加会计科目 修改会计科目 删除会计科目 指定会计科目 设置会计科目辅助项目 使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。 使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。 凭证类别中和限制科目数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。 填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。 结算方式的编码必须符合编码原则。结算方式的录入内容必须唯一。票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。 录入基本科目余额 录入往来科目余额 录入数量核算科目余额 调整余额方向 试算平衡 数据权限 总账权限控制原则 日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。 增加凭证 修改凭证 冲销凭证 作废及删除凭证 查询凭证 若对出纳凭证进行签字操作应做好两项准备。即在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”和在系统初始化的科目设置中指定“现金”为“现金总账科目”，“银行存款”为“银行总账科目”。 屏幕审核时，可直接由具有审核权限的操作员根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。按照有关规定，制单人和审核人不能是同一个人 。 上月未结账，本月不能记账。 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 作废凭证不需审核可直接记账。 在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 自动对账 手工对账 编制余额调节表 核销已达账 现金日记账及银行存款日记账查询功能，既可以查询某一天的现金或银行存款日记账也可以查询某一个月份的现金及银行存款日记账，在系统中如果要查询现金及银行存款日记账除了要在总账系统中 “系统初始化”的“会计科目” 设置中将“现金”和“银行存款”科目设置为“日记”账外，还必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中将“现金”科目指定为“现金总账科目”，将“银行存款”科目指定为“银行总账科目”。 电算化方式下，资金日报表功能主要用于查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。