IT环境下企业销售业务的内部控制设计探讨.pdfVIP

IT环境下企业销售业务的 内部控制设计探讨 广西财经学院 柏思萍 吕锡勇 【摘要】随着社会的不断前进，IT技术在传统的会计事项处理中的应用也越 来越广泛。在IT环境下会计信息系统内部控制出现的新问题也给企业的内部 控制带来了许多新的问题和挑战。本文仅就企业的销售业务这一环节为问题的 核心，探讨该环节的主要业务流程、传统的内部控制设计及在IT环境下的内部 控制设计。 【关键词】IT环境销售业务内部控制 一、IT环境下销售业务主要流程分析 销售业务是企业经营货物的中心，是企业生产经营的实现过程。销售部门 在企业供应链中处于市场与企业接口的位置，其主要职能就是为客户提供产品 及其服务，从而实现企业的资源周转并获取利润为企业提供生存与发展的动力。 IT环境下的企业销售业务主要依靠销售管理系统来完成。销售管理系统 是提供对企业销售业务全流程的管理，它支持以销售订单为核心的业务模式，支 持普通批发销售、零售、委托代销业务、直运销售业务、分期收款销售和销售调拨 等多种类型的销售业务，企业可根据自己的实际需要构建销售管理平台。同时 销售要实现收款、发出货物等相关联业务，所以完整的销售业务还需要应收款管 理系统、库存管理系统及存货核算系统进行相关处理。 一个完整的普通销售业务所涉及的主要环节应该是先在销售管理系统接受 购买方的价格咨询进行销售报价，接到对方购买预约时，开出销售订购单。到了 165 接着发货单传递到库存管理系 统，由库存管理系统审核此发货单发货，已审核过的发货单传递到存货核算系统 结转相关成本。在销售管理系统发货的同时要开具相应的销售发票，并进行发 货结算，如果马上收到购买方的款项，可在销售管理系统中进行现结，否则就应 到应收管理系统中确认收入及应收款项，并录入收款单到收款时核销收款单生 成收款凭证。销售业务各环节所处的信息化阶段及所要完成的相关工作，如下 流程图所示： 图1 销售业务处理流程图 二、传统手工环境下对销售业务的内控设计 在传统手工环境下，销售业务流程主要包括向客户收受订购单，核准购货方 的信用，装运商品，开具销货发票，核算营业收人与应收账款，记录现金收入等的 业务。在此流程中一般会造成失控的情形主要有：销售成本与收入不配比；销售 定价不合理，结算方式选用不当；销售信息反馈延迟或不畅，应收账款账情不清； 应收账款坏账准备计提不合理等。为此，传统的手工环境下销售业务通常所进 行内部控制设计为：“(1)职责分工，如接受客户订单、批准信用、发运商品结算 开单、收取货款、会计记录及核对账目等，必须由不同的人员分别负责。(2)审 批人在授权范围内根据有关规定进行审批，不得超越权限。(3)发货凭证与销 售发票控制，发货凭证至少一式三联，分别作为客户、销售部门和商品发出部门 的有效业务凭证。发票金额有错误，必须重开；其他需要更正的，加盖公章或更 改人私章。发货人员必须根据加盖现金收讫章、银行收讫章发货凭证发货。 766 (4)企业严格按销售合同进行 户在信用额度内进行赊销，并严格按信用等级加以管理。(6)实行严密的应收 账款控制，如销售部门分别与财务部门和客户进行定期对账和函证，财务部门定 期公布应收账款情况表和有关的财务会计报表；审计部门监控合同执行过程和 结果，及时调整客户资信资料并将应收账款管理责任明确落实到相关部门和人 员；按照《企业会计准则》计提坏账准备。(7)会计部门检查发货单与销售发票 的数量、金额是否一致，是否有遗漏，计算是否正确，并要及时地办理销售账务。 (8)收款业务控制，企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算方法》和《内 部会计控制规范一货币资金(试行)》等规定，及时办理结算业务。” 但上述的控制措施对于IT环境下的会计信息系统所处理的销售业务并不 适应，是因为：第一，在IT环境中许多业务处理程序被大大简化，如总账和明细 账在记账后都会自动生成，使得大部分业务处理由计算机完成后，会计人员无法 直接参与和控制，一些内部牵制措施无法执行。第二，IT环境中，操