对文件整理规则的改革发展趋势新思考.pdfVIP

务 探 索 对文件整理规则的改革发展趋势新思考 ■ 摘 要：本文从文书档案整理规则改革的背景、《归档文 档案人员的工作效率，国家档案局于 2001年正式出台 《归 件整理规则》的实施效果及实施过程 中需要注意的问题几方 档文件整理规则》(以下简称 《规则》)，该规则强调 “简化整 面加以研究，综合考虑办公 自动化 日益完善的时代发展条 理、深化检索、优化利用”，是 “继3O年代行政效率运动之后 件．对该规则的发展趋势提出了新的思考。 文档工作的第二次变革”。据此，全国共计有 25个省级行政 关键词：文件档案 整理规则 改革 趋势 区除《港澳台外)对归档文件整理规则实施办法有所调整，如 上海市施行了上《海市归档文件整理操作细则》、江苏省颁布 一 、 文件整理规则改革背景及现状阐述 了 江《苏省 (归档文件整理规则)实施办法》、广东省施行 《广 随着网络技术和办公 自动化技术不断的渗透，档案管理 东省文件材料归档方法改革方案》、云南省出台了 《(云南省 现代化进程加速，加之国际间档案学术交流活动的频繁，传 归档文件整理规则)实施细则》。 统的档案立卷整理方法已不再适用于大网络环境下的档案 自《规则》颁布实施至今，在全国范围内掀起的文书立卷 工作。至上世纪8O年代，有关文书立卷整理方法改革的探 整理工作改革的热潮仍在延续，笔者围绕新方法的优势及在 讨与争论愈发激烈 ，中国人民大学王建教授指出 “关于文书 实施过程中应当注意的问题展开讨论，探讨在文档管理一体 立卷改革的方法 以 六‘特征立卷法’为基础，衍生出 一‘事一 化及档案管理现代化的大环境下我国文件整理规则进一步 卷’、四‘分四注意’、三‘个为主，五个分开’、三‘分两同’等一 调整的新趋势。 系列立卷法”，与此同时，档案资源开发、利用以及保护工作 二、实施 《归档文件整理规则》的优势及注意问题 的重要性逐渐被社会各界认同，档案工作的重点也随之转 1． 《归档文件整理规则》的优势体现 移。 制定 《规则》秉承三大原则：简化原则、灵活原则与兼容 为适应现代化档案管理需要并大幅提高档案利用率和 原则，最突出的特点是文件整理实现以 件“”代 “卷”。纵观实 ■ 务探索 施立卷改革后档案界的整体发展，运用文件级整理方法确实 《规则》的编制 目的即 “简化整理”，将档案工作重心转移 对我国档案事业的发展起到了不小的影响，笔者认为，新方 到信息资源开发利用及档案服务社会化中去。新方法确实将 法的实施可以概括为以下四点优势：一是简化工作程序，提 传统的十项立卷整理步骤简化为装订、分类、排列、编号、编 高工作效率。缓解档案人员的工作压力，同时节省档案部门 目、装盒这六个环节，从表面上看确实坚持了简化工作的原 财力、物力，提高档案整理质量又有效防止了文件散失；二是 则，但在实际操作过程中却并不尽然，仍旧是 “治标不治本”。 适应现代化发展，方便计算机检索。按照 “文件”去查找文件 传统的 年“终归档”是在文件处理完毕的第二年年初由文书 方便实现归档文件的电子扫描录入，更适应于纸质文件的电 部