第八讲 日常事务文.ppt

第八讲 日常事务文书写作 一、信息文书 （一）简报 （二）大事记 （三）启事 二、事务书信 （一）感谢信 （二）慰问信 （三）求职函、辞职函、招聘函 三、礼仪文书 （一）欢迎词、欢送词、祝词 （二）答谢词 （三）贺信 （四）请柬、邀请书 一、信息文书 （一）简报 1、简报的含义、作用和特点 简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的反映情况、传播信息、交流经验、指导工作的一种摘要性的内部文件，也叫做“情况反映”、“情况交流”、“简讯”、“动态”、“内部参考”等。 简报在日常工作中起着十分重要的作用，是一个简便、灵活的传递信息的工具。 特点： （1）时效性 简报错过了时机，它的作用就会大大缩小。 （2）简明性 简报姓“简”，简明扼要，做到简短而不失疏漏。简报的主要阅读者是各级领导同志，他们工作很忙，如果简报篇幅太长，领导分身无术，必然影响对情况的掌握。 （3）新颖性 新颖是简报写作的价值所在。简报只有努力反映新情况、新动向、新问题、新经验，才能发挥它应用的作用。也只有内容新鲜，观点新颖，才能引起领导人的关注。 （4）机密性 内部传阅，不公开发行。不同内容的简报，传阅的范围和机密程度也不相同。一般说来，简报发行范围越广，机密程度越低，发行范围越窄，机密程度越高。越是级别高的机关编写的简报，机密程度越高。 2、简报的种类 简报的种类，不同的教科书按不同的角度、标准，有不同的分类。如，有的将简报分成综合情况类简报、专项工作类简报、会议类简报、经验类简报、社会动态类简报、思想动态类简报；有的将简报分成工作简报、会议简报、信息简报。 教材按编写方式：专题式、综合式、信息报送式、经验总结式、转发式 3、简报的格式（P275） 报头、报核、报尾 4、简报的编写方式及注意问题 （1）紧紧抓住简报特点：时效、简明、新颖、机密； （2）用最少的语言，说明最重要的事情； （3）让领导用最短的时间，知道最有效的信息。 具体写作方式：P276 练习 四、阅读与析评（P286） 下面是一篇述评式简报,请仔细阅读并分析其写法和存在问题。 对幼儿园学生实行接送制度好 县城镇各幼儿园实行比过去较为严格的孩子接送制度。家长送孩子到园时，园方发给一个接送卡，接孩子时家长再把接送卡交回园方。这个制度好，可以使学生准时、安全到园，避免上学、放学途中玩耍，不出现不安全现象，甚至被冒领、劫持勒索等。对学前班、小学低年级学生也可以借鉴这种接送制度，使学校老师、家长都放心。 3、参考修改稿： 幼儿园实行接送卡制度好 县城镇各幼儿园实行接送卡制度。家长送孩子到园时，园方发给一个接送卡，园方验卡后才能接走孩子。这个制度开以较好地防止出现孩子被冒领、劫持等安全问题，对孩子健康成长有利，使学校和家长都放心，值得推广。 （二）大事记 1、大事记的含义和特点 大事记是党政机关、社会团体、企事业单位或个人用简述的方式，按时间顺序记载重大事件、重要活动的书面材料。它既可以作为机关、单位回顾总结工作和查证历史的重要依据，也可以反映机关、单位的变迁、发展，成为珍贵的档案材料，还可以作为编撰年鉴、地方志或个人简历的历史资料。 大事记主要有三个特点： （1）以时系事，检索方便。 （2）言简事赅，容量丰富。简约不简单 （3）专人记录，各方协助。 2、大事记的内容和类型 一般来说，大事记所记载的内容大致有如下几项： （1 ）关系全局的大事、要事及其对本地区、本单位的影响。 （2）本单位的重要活动以及上级对本单位的重要领导活动。 （3）本单位的重要会议情况。 （4）本单位的组织变动情况。 （5）本单位的主要工作。 按内容划分，两种类型： （1）综合性大事记，即将本机关单位各方面的大事要事，按时间顺序进行记录。 （2）专题性大事记，即将本机关单位不同内容的大事要事，按时间顺序分类进行记录。 3、大事记的结构和写法 1．标题。大事记标题有两种写法。 综合性大事记，如“广东省××学院2000年大事记”。 专题性大事记，如“××石化总厂技术改造大事记” 。 2．正文。 (1)重视改革中出现的新事物，从中可以看出记述者选择事件有无眼光。 (2)分清大事，不能漏记大事。 (3)严格按照事物发生时间的先后顺序作客观的记述。 (4)大事记并不要求完整地记述某一件大事，而是重点记述事件发生的时间和它的主要内容。 (5)大事记要求一事一记。同一天发生的其他大事，用“△”标示，分开记。 (6)语言要简洁。该长则长，该短则短。高度概括，简明扼要。 ［例文］ 1993年2月 1日，市政府颁发《广州市授予荣誉市民称号办法》。 △广信无线传呼台开通。 2日，广州医学院第一附属医院成功地为一患者施行省内首次人工全肩关节置换手术——羟基磷灰石喷涂的钛合金人工肩胛骨和全肩关节。 3日，美国新任驻广州总领事