归档文件整理工作的八个环节.ppt

 两个概念 1、归档文件 　 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 　 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 一个原则 　 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 一、文件材料的收集 收集文件时要注意的几个问题： （一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。 　　也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。　　常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。 　　 包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 　　 容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。 1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 二、文件材料的价值鉴定 　　　第一步：对收集到的文件材料能否转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价值的文件材料，把有保存价值的文件材料留下来，进行下一步的鉴定。 　　　第二步：对进入归档范围的文件材料，根据它在日后保存过程可能产生的不同作用来确定这些文件材料的保存年限。 归档文件价值鉴定的依据是：国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 《规定》中，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。 三、归档文件的装订 （一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求 （一）归档文件装订前的修整工作 修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张的折叠 归档文件要去掉易锈蚀的金属物 （二）归档文件装订的几点要求 归档文件应按件装订 装订的对齐方式 装订方式及采用的装订用品 归档文件应按件装订 归档文件的整理单位为“件” 文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件； 计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件； 来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。 装订时 正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后； 不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。 装订的对齐方式 采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。 装订方式及采用的装订用品 　　　对于比较薄的文件，用不锈钢订书钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢固装订的文件，采用三点一线的丝线装订。 四、归档文件的分类 （一）基本分类法 1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法 （二）复式分类法 根据《海口市归档文件整理规则实施细则》，我们将全市档案的分类法统一为“年度－保管期限”分类法。 “年度—保管期限”分类法 　　　首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。 如何确定文件的年度？ 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。 文件没有标注日期时，需要分