第六章 秘书与会务工作.pptVIP

第六章 秘书与会务工作 教学目的：掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作，熟悉拟定会议方案，了解会务工作的基本内容及工作程序。 教学重点、难点： 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 教学方法：案例教学、讨论式教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。 教学时数： 理论5课时 实训7课时 . 情景案例1： 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚…… . 思考： 假如你是刘秘书，如果放映机在十点十分还未送到，应该如何处理? 假如你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?2、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排? . 情景案例2 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?? 一气之下，都回家去了。 ????事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 思考： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？ ? 第一节 会议概述 一、什么是会议？ 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。 它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 . 二、会议要素： 1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 . 三、最基本的会议要素 会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。 . 四、会议的种类 1. 按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 2. 按会期分：定期会议和不定期会议； 3.按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等； 4. 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等； 5. 按议题性质：专业性、专题性、综合性等； 6. 按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等； 7.?按会议采用的媒介分：电话会议、电视会议、计算机会议 8.按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。 . 五、会议的申报与审批 （一）会议申报与审批的形式 一是口头申报形式。 二是书面申报形式。 三是会议申报形式。 . （二）会议审批的原则 精简从严的原则。 “一枝笔”的原则。 . 六、会议有什么作用？ （一）会议的积极作用 1．交流信息 2．发扬民主 3．增强友谊 4．统一认识，协调行动 5．带动消费，促进经济 . (二)会议的负面作用。 1．造成时间、精力的浪费 2．金钱的浪费 3．信息的重复、浪费 4．滋长不正之风 第二节 会前秘书工作 指导会务工作的原则有哪些？ 1、准备充分； 2、组织严密； 3、服务周到； 4、确保安全。 . 会务工作流程:会前—会中—会后 会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会