第3章基础档案设置.pptVIP

基础档案设置 第 3 章 目 录 3．1 基础档案整理 3．2 基础档案录入 3.1基础档案整理 为什么？ 计算机信息处理的特点主要表现在：数据处理速度快，精确度高，分析统计汇总方便等，而基础档案是计算机汇总统计的依据。 基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大。 如何整理？ 3.1基础档案整理 3.1 基础档案整理 3.2基础档案录入 3.2.1机构设置 3.2.2往来单位 3.2.3财务 3.2.4收付结算 提示：档案输入的一般思路“增加－输入－保存” 个别例外 3.2 基础档案录入-机构设置 部门档案 部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。 设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析 3.2 基础档案录入-机构设置 职员档案 职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析 3.2 基础档案录入-往来单位 地区分类 如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。 3.2 基础档案录入-往来单位 客户分类 当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。 可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户；也可以按信用等级分类，或按客户所属行业分类。 3.2 基础档案录入-往来单位 客户档案 客户档案中按客户信息类别分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”几个页签存放。 客户档案必须建立在最末级客户分类之下。 3.2 基础档案录入-往来单位 供应商分类 当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。 可以根据地区、行业、供料性质等对供应商进行分类。 3.2 基础档案录入-往来单位 供应商档案 供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。 供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。 3.2 基础档案录入-财务 外币种类 币符及币名 汇率小数位 折算方式 外币最大误差 固定汇率与浮动汇率 3.2 基础档案录入-财务 凭证类别 常用：记账凭证；收、付、转 ； 限制类型： 收：借方必有 现金银行科目 付：贷方必有 现金银行科目 转：凭证必无 现金银行科目 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－设置原则 必须满足会计报表编制的要求 保持相对稳定 要考虑各子系统的衔接 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【科目编码】 一级会计科目编码要符合会计制度的统一要求 明细科目编码要满足建账时设定的编码规则 按级次的先后顺序建立 不能重名 必须为全编码 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【科目名称】 分为科目中文名称和科目英文名称 两者不能同时为空 科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志 输入时，只输入本级科目名称 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【科目类型】 １=资产 ２=负债 ３=所有者权益 ４=成本 ５=损益 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【账页格式】 金额式（三栏式） 外币金额式 数量金额式 既反映数量又反映金额 原材料、库存商品 数量外币式 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【外币核算】 该科目是否核算外币，如果是，需要选择外币种类。 一个科目只能核算一种外币。 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【数量核算】 用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。 计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件 、吨等。 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【科目性质】 借方或贷方 只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。 已有数据的科目不能再修改科目性质。 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【辅助核算】 部门（管理费用） 个人往来（其他应收款） 客户往来（应收账款、预收账款） 供应商往来（应付账款、预付账款） 项目核算（生产成本、在建工程） 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【日记账】 手工核算下，只对现金和银行科目记日记账。 计算机环境下，企业可以根据管理需要设置对任意科目记日记账。 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－增加科目 【银行账】 对银行科目需要设置银行账。 设置了“银行账”的科目才能进行银行对账。 3.2 基础档案录入-财务 会计科目－修改和删除会计科目 如果科目已录入期初余额或已制单，则不能删除 非末级会