第九章会务工作课件.pptVIP

风光旅游有限责任公司2008年业务恳谈会会议记录 时间：2008年2月15日上午9时 地点：莲花风景区一号会议室 出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。 主持人：陈大鹏（公司副总经理） 记录人：王俐（总经理办公室秘书） 一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2008年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是…… 二、宋董事长致欢迎辞。 三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后…… 四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2007年我公司的业务情况…… * * 第九章????? 会务工作 第一节??? 会务管理 这里就是莲花风景区了，这次会议就要在这里召开…… 莲花风景区会务组办公室： 王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“ 会议事务处理规定 （一）?????????????? 节 会议计划检查要点： 项目 审核备注 会议名称 ? 会议时间 ? 会议主题和议题 ? 与会单位和人员 ? 人数 ? 主持人及工作人员 ? 会议资料 ? （一）??????会议筹备及活动审核要点： 议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票 会场布置? 宴会及座位顺序安排? 新闻摄影? 酬谢金? 住宿安排? 胸章名牌? 看板和标示板? 支付食宿费用及出纳? 会议值班及保卫 相关知识：（一）会场布置 要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。 （1）会场布置方式 相对式： 主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 教室形会场 弦月形会场 全围式 ：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 半围式： 介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。 分散式： 将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。 其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。 （2）会议座位安排 提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。 主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤ （双数） 会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。 （3）会场气氛布置 会场气氛直接影响到