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（二） 对 外 函 件 　　对外函件（包括外交函件）形式简便，使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况，凡属重要者，视为正式函件，凡属事务性者，视为便函。一般说来，领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件。  （三） 备 忘 录 备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书，用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节，或用来重申外交会谈中的谈话内容。可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。 备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。 　　面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。 　备忘录例一：对外表态 　　×××总理致××国总理×××的备忘录 　　一、 中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。 　　二、×××××××××××××××××××××××××××。 　　以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一九××年×月×日于×× 　　注：此件是作为照会附件发出的备忘录。 　 　备忘录例二：陈述意见 　　　　　　　　备 忘 录 　　根据××国政府关于××××关于协定的建议，中国政府表示同意进行签订该协定的谈判。 　　中国政府的意见，在××××协定中应包括下列各款： 　　××××…… 　　………… 　　当然上述各款可按双方愿望补充或变更。 　　请将上述事宜转达贵国政府。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 一九××年×月×日于××  人称 人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。 　　另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。 　　客套用语 客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向××× 致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。事务性的文书，亦用“顺致崇高的敬意”。 　　致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。  国名 文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。 　　有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。 　　译文 对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文“字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。 邀请函 为欢迎美利坚合众国总统罗纳尔德·里根阁下和夫人访华谨订于一九八四年四月二十六日(星期四)晚七时在钓鱼台养源斋举行宴会 敬请 光临 李先念 On the occasion of the visit to China by His Excellency Ronald Reagan, President of the United States of America, and Mrs. Reagan, President Li Xiannian requests