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Practical Writing I Notices, Cards, Notes and Messages See A Handbook of Writing, PP. 368 – 384. II私人和公务信函 (Private, Business and Official Letters) A. 概述 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。 英语书信通常包括下面几个组成部分:信头、信内地址、称呼、正文、信尾敬谦语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。 1. 信头 (The Heading) 包括写信人地址和写信日期。 写信日期： (1). 年份应完全写出，不能简写。 (2). 月份要用英文名称，不要用数字代替。 (3). 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 (4). 写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd … 等。但最好用基数词，简单明了。 (5). 日期可有下列几种写法: 1). Oct. 20, 2004（最为通用） 2). 10 May., 2004 3). 3rd June, 2004 4). Sept. 16th, 2004 2. 信内地址 (The Inside Adress) 3. 称呼（Salutation） (1). 对没有头衔的男性一般称呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是:Mr. 或 Mr. White, 不可是: Mr. Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如:Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。 (2). 对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。 (3). 对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。 (4). 对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s) 和 My dear Sir(s) 等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。 (5). 对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。 (6). 对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。 (7). 对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam，但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。 收信人称呼： 先生（男人）Mr./Esq. 夫人（已婚）Mrs. 小姐（未婚）Miss 夫人、小姐统称Ms. 夫妇俩人Mr. and M