公文写作中必须把握的几个问题.ppt

报 告 适用范围： 1、向上级机关汇报工作。向上级机关汇报工作进展情况、工作中的经验教训、今后的打算等； 2、向上级机关反映情况。向上级机关反映工作中出现的重大、紧急情况或未曾遇到过的新情况； 3、回复上级机关的询问。回复上级机关对于某些具体事项的查询。 写作要求： （一）要总结具有规律的东西。 （二）处理好“点”和“面”的关系。 （三）情况要真实。 （四）报告中不得夹带请示。 （五）尽量把报告写短些。 请 示 适用范围： 适用于向上级请求指示、批准。 请示范围很广，具体有以下五种情况： 1、属于上级机关明确规定必须请示批准才能办的； 2、对国家的有关方针政策、法律、法规或上级机关的有关规定、决定、意见等不甚了解，需请上级机关解释的； 3、工作中出现了新情况、新问题，而又无章可循，或有了处理办法，但不知是否可行，有待上级机关批示的； 4、本机关职权范围无权解决的问题，需请上级机关指示的； 5、工作中遇到直接不能解决的困难，需请上级机关帮助的。 请示的行文规则： 1、遵循“确有必要”的原则 2、坚持一文一事的原则 3、请示不得越级，请示不能下抄，不能转报 4、请示不能直接送上级机关负责人，一般只写一个主送机关，不得多头主送。 5、报告中不夹带请示。请示要有签发人（签发人必须是行政机关的正职或主持工作的负责人）要有附注，告知联系人姓名、电话。 写作要求： （一）标题 （二）主送机关 （三）正文 1、请示缘由。 2、请示事项。 3、请示要求。 （四）落款 报告与请示的区别： （一）行文目的不同 （二）行文时间不同 （三）上级机关处理方式不同 （四）内容的要求不同 （五）文末的结束语不同 批 复 适用范围： 适用于答复下级机关的请示事项。 批复是上级机关对下级机关请示事项的答复，有指挥、判断的效能，对请示单位具有约束力。尤其对重要事项或问题的答复，常常具有明显的法规作用。批复只用答复下级机关的请示，如果是同级或不相隶属机关的询问和请求，或下级机关请示以外的文件，均不能使用批复。 注意事项： 1、要一事一批。批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，应分别行文批复，而不应一件批复数文。 2、批复要有理有据。对下级的请示进行批复，必须根据有关法律和政策规定，根据本机关的职权范围，经过周密思考或调查研究，做出具体明确的答复。为慎重起见，有时还要写明批复的根据，尤其是对其中不同意不赞成部分，更应该写得理据充分，不容置疑。切忌随便批复，滥用职权。 3、态度要明确。批复中的观点必须明确，同意就是同意，不同意就是不同意，缓办就是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让人不得要领。 4、措词要准确。批复用词应字斟句酌，防止发生歧义，贻误工作。切忌使用“似属可行”、“酌情办理”、“最好去做”之类的词语。 意 见 适用范围： 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见与相关文种的联系与区别： （一）意见与决定 （二）意见与通知 （三）意见与请示 （四）意见与报告 函 适用范围： 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 写作要求： 1、标题。函的标题一般由发文机关、事由和文种构成；有时也可以只由事由和文种构成。 2、主送机关。函的主送机关就是受文并办理来 函事项的机关单位，在文首顶格写明全称或规范化简称，其后用冒号。 3、正文。函的正文包括三方面内容： (1)发函缘由。 (2)发函事项致函要把商洽、联系、询问、告知的事项清楚明了地表达出来，单一事项可与发函缘由合成一段，复杂的事项可分条列项。 ( 3)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某 一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准，等等。 4、落款。一般包括署名、公章和成文时间三项内容。 注意事项： 1、实践中该用“函”这一平行文的，往往不恰当地误用了“请示”、“通知 或其他文种。 2、函也应遵循一文一事原则，不应在一份函中商洽多项问题。 3、函中商洽事项应是往来单位职权范围内的事项。 4、行文要简明扼要，开门见山，直截了当，切忌寒暄客套或随意联想发挥；语气要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气。 5、便函在文面格式上可以适当简化，可以不作为正式公文印制，用机关便笺抄印书写即可，也不编发文字号。 纪要