青浦数字档案馆建设探索与实践.pdfVIP

青浦数字档案馆建设的探索与实践 青浦区档案局管理科 柴飚朱磊 摘要：从2004年开始，青浦区档案馆开始了数字档案馆建设的探索。通过先行调研、建 立架构系统，全面规划数字档案馆的建设。在建设过程中先后经历了立项起步、主体建设、 升级完善三个阶段。目前，青浦数字档案馆已基本建成，具有馆室联动；服务高效等诸多特 色。在以后的数字档案馆日常运行管理中，必须进一步重视档案信息的安全；做好馆藏档案 数字化工作；加强档案队伍建设。 关键词：数字档案馆建设档案信息化数字化 近十多年来，国家信息化建设的的步伐不断加快，计算机、网络、数据库、多媒体等信 息技术广泛应用于档案领域，为我国档案事业的持续发展提供了强大的技术保障，“数字档 案馆”这一概念正逐步由理论研究走向实践探索。 2004年，青浦区档案馆根据本地区经济社会的发展状况和档案工作持续发展的需要， 开始了数字档案馆建设的探索。至今，馆藏档案数字化已达94％，对外利用中数字化文件提 供率已达到95％，一个连接全区95个区级机构档案室和259个基层村、居委会的网络和一 个集中了区级机构产生的文档并能互动共享的集中式数据库已经建成。青浦数字档案馆的建 设，为全区范围内档案资源的整合、利用和传播，提供了极大的便利，为档案事业更好地服 务社会、服务民生、服务大局，创造了有利条件。 一、数字档案馆建设的准备过程 (一)先行调研，确立建设目标 2005年4月，在上海市档案局的直接指导下，由青浦区档案局牵头的“上海市区级数 字档案馆建设工程研究”课题正式立项。整个课题研究大致经历了两个阶段： 1．调查走访阶段。为了清楚了解全区档案部门的基础状况和档案数字化情况，课题组 川了近三个月的时间进行了专项调查，并走访了青岛市档案馆、浦东新区档案馆、萧山区档 案馆、太仓市档案馆，学习兄弟单位建设数字档案馆的宝贵经验、成功做法。 2．研究分析阶段。经过前期的专项调查，对全部数据进行汇总、统计、分析，确定将 局域网汞l政务网构建、两者的相互关系及其与数字档案馆相关的功能等问题作为课题重点研 究方向。 (二)立足实际，设立架构模型 在充分调研的基础上，根据本区档案信息化的实际情况，我们确定了青浦数字档案馆建 设的构架模型。 1．网络平台模型：采用由局域网、政务网、公务网、因特网组成的四网平台。 2．体系架构模型：由四个层级组成的系统结构，分为系统层，数据层，基础平台层， 应崩层。 3．技术架构模型：采用基于B／S为主的架构模式，综合运用了PDF技术、XML技术、 全文检索技术、数字摘要技术、oCR技术等。 (三)更新理念，确定四大系统 经过反复论证，我们在系统建设中引入了平台化的设计理念，并在此基础上规划建成四 个系统。 1．档案综合信息管理系统。该系统主要由局馆内部使用，运行在局域网上，是一个综 35 合性档案业务管理系统，能够实现传统档案的全过程规范化管理。 2．电子公文鉴定分流处理系统。该系统主要面向各单位档案干部及负责政府信息公开 的工作人员，运用在区政务网上，能够实现与信息委0A信息服务器定时通信、抓取办结完 毕的电子公文数据。 3．档案室档案管理系统。该系统主要满足区属立档单位档案管理的需要，是全区统一、 标准、规范的应用系统和档案资源数据库。 4．政府公开信息(现行文件)管理系统。该系统是供全区局级机关负责政府公开信息 工作人员使用，主要完成各种政府信息公开及现行文件的日常收集、管理并提供相关的查i：{{J 利用功能。 以上四大系统结构、功能等方面的研究和设计，解决了数字档案馆建设的具体内容问题。 二、数字档案馆建设过程 2006年，建设青浦区数字档案馆被列入《青浦区国民经济和社会发展第十一个五年规 划纲要》。遵照“科学规划，分步实施，逐步到位，总体合成”的理念，根据之前确定的具 体的架构和系统模型，青浦区数字档案馆建设逐步展开，大致经历了三个发展阶段，先后投 入资金共1188万元。 (一)探索阶段(2004年至2005年) 2004年，青浦区档案馆与软件公司合作开发了档案综合管理系统，将文书、专题、科 技等各类档案等都纳入此系统管理，实现了档案馆内部包括档案接收、整理、编研、查询利 用、鉴定、统计等环节的档案规范化管理。