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文件的定义 一、什么是文件 广义上说，它可以是公务文件，可以是私人文件，是企业在行政管理活动或处理公务活动中产生的，用于传递信息和记录信息的载体。它包括公务文书（简称公文）、商务信函、工作总结等等。 狭义上说，主要是指企业制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文，从这个范围上来说，它跟公文是一致的。 文件的分类 文件分类 2、按行文方向分为上行文、平行文、下行文三种。常用的有： ★上行文：报告、请示等 ★平行文：函、通知、通报等 ★下行文：决定、通知、通报等 3、按发布、传递范围不同，有内部公文和外发公文两种 顾名思义，内部公文是指仅在本企业内部运行的公文，因其版头中发文机关标识不必套红印刷，故俗称“白头文件”；外发公文，是指通过文书部门或邮电部门封装传递至其他机关的公文，因其版头中发文机关标识套红印刷，故俗称“红头文件”。 文件管理的重要性 三、文件管理的重要性 为什么公司越是大公司、越是正规的公司，越重视对文件的管理？因为他们已经认识到文件管理的重要性。 文件在企业行政管理、经营活动中无处不在，不可替代，它是企业实施领导和进行有效管理的重要工具。 文件管理工作的质量好坏、效率高低，直接关系到企业行政、经营等各项活动的质量和效率，也直接影响企业的形象和权威。 文件管理是分子公司办公室和职能部门行政管理人员的一项最经常、最基础的工作。 文件处理程序 四、文件处理程序 一般内部文件的处理程序：承办人起草——科室负责人初审——部门负责人审签——分管副总经理会签——办公室登记送签——园区总经理批示——执行——归档。 一般外发文件的处理程序：承办人起草——科室负责人初审——部门负责人审签——分管副总经理会签——办公室登记送签——园区总经理批示——印制清样——承办人校对——印制——办公室用印分发。 文件格式 五、文件格式 1、通知 2、请示 3、红头文件 常用公文写作注意事项 六、常用公文写作注意事项 1、请示： 请示是非常重要的一个文种，使用频率高，请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。其写作更直接关系到发文者能否达到发文目的、问题能否得到解决。 如何写好请示？如何让领导批准、同意？ 请示写作注意事项 （1）明确请示目的，首先要认识到这个请示是否有必要，是不是在自己部门能力范围内可以解决。确定有必要后，才能有针对性、有目的性的去写。 （2）坚持一文一事。这是所有公文写作必须要注意的事项，也是为了增强行文目的性和针对性，便于领导处理、批复，提高请示文件的效率。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。 （3）事前请示；这是流程问题，严禁事后请示，这属于越权行为；也不允许边请示，边做。 （4）把握好内在逻辑，陈述充分的理由。请示是一种“说服”的艺术，是希望得到领导的批准、同意。这就需要拿出充分客观事实，让领导觉得这个请示非常有必要，而且是要尽快去做。 请示写作注意事项 2．结构模式 请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。 （1）标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以便上级机关准确了解和把握。 （2）正文。正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。 一是请示缘由。 二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。写好请示事项，关键在于两点：一要明确，二要具体。写好请示，还应注意要选准角度和行文的逻辑性。 （3）尾部。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否，请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。 通知写作注意事项 2、通知 通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。 （1）标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。 （2）主送机关。要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。 通报写作注意事项 3、通报 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种行政公文。分为表彰通报、批评通报和情况通报。 写法：介绍先进人物或集体的行动及其影响，要写清时间、地点、人物、基本事件过程。如果对个人的错误进行处理，要写明违纪人员的基本情况，然后对错误事实的叙述，