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工程档案管理规范 目的 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《归档文件整理规则》DA/T22-2000,结合杭州市建设工程竣工档案产生的规律，提出本要求。 范围 本要求适用于碧翠湖度假村建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。 工程档案室责任落实 工程档案室隶属于工程管理部，工程管理部部总监是档案室的主管领导，工程档案员具体实施工程档案收集、查找、借阅等工作。 工程档案归档要求 接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：归档的文件材料齐全完整；文件按其内容的联系，合理整理、立卷；归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。在项目完成通过验收后及时归档。随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。对接收按要求整理好的档案进一步系统化主要是对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。进行必要的编目工作。根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序排列，以便于管理和查找。 定期对档案进行全面整理档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。非本部门人员，未经同意，不得进入库房。管理人员外出时，须锁好档案柜、门窗。 档案室应配备灭火器，严禁吸烟对库房照明线路定期检查，发现，及时，防止短路引起火灾。档案库房每半年要进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。档案库房门窗应设有遮阳装置避免阳光直接照射在档案柜上打扫，案卷入库时应以宗为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14～24，相对湿度45％～60％之间的规定要求。每天坚持记录温湿度。被虫咬蚀的不能入库及库房内，并勤于检查。凡需借阅档案者，须履行借阅登记手续，并有义务将利用效果反馈给档案部门。借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案时，需经本单负责人批准因工作需要借阅机密以上的档案时，须有原主管单位负责人签署的介绍信，批准。如有特殊需要，须经档案室负责人同意报请主管领导批准，方可借出未经批准不得复制、摘抄、转借或公开展览等需要复制、摘抄、转借或公开展览时可提出申请，经档案室同意后报领导批准，方可进行。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，视情节给予处理写出书面材料。 2