探讨应用Access创建中国的地质文献数据库文献标引管理系统.pdfVIP

探讨应用Access创建中国地质文献数据库 文献标引管理系统 刘洪光马 冰 (文摘编辑室) [摘要]为实现文献标引管理的现代化，笔者利用Access创建中国地质文献数据库文献标引管 理系统。该系统实现了文献标引过程中的管理和数据重用，系统运行可直接打印出审稿清单，自动计算 出编辑人员的标引文献数量，编辑文献中文摘、题录、简介、审稿的数量等，可极大的提高工作效率。 [关键词]Access文献标引管理自动化 目前，已有很多办公室利用Excel或Access对办公系统的文献进行管理，但大都是简单的利 用其表格、统计等形式，管理功能很弱，有的甚至不具备管理功能。中国地质文献数据库创建于 1985年，在其发展的二十年间，编辑的文献数量急剧增加。目前年报道量在1500条左右，累计文 献报道量30万余条，面对每月大量的工作量统计，由开始的用手工编写工作数量单，到用Excel表 格形式录入文献标引工作单，到现在的根据标引工作流程进度，利用Access设计了文献标引过程 中管理系统，拓展了管理功能。系统可以直接打印出标引清单，并且数据可以重复利用，加快了文 摘编辑管理的自动化步伐。 中国地质文献数据库文献标引管理系统是基于MicrosoftAccess程序设计的。Access关系 界面和使用环境。而且与这些常用办公软件的兼容性很强，无需额外安装其他配套软件。Access 这个数据管理平台，还具有如下优点：界面友好；二次开发支持性良好；具有菜单设计简单和代码 编写环境友好，且二者可以结合使用。 图1文献管理主界面 一68一 该文献管理系统的主要功能如下： (1)数据输入。 (2)数据的文本文件输出。 (3)数据转换。 (4)数据检索、查询。 (5)数据二次利用(如图1)。 文献标引管理系统主界面共有四个按钮： (1)标引文献管理系统是主要介绍该系统的功能和操作方法。 (2)数据输入按钮一单击进入输入数据主界面一数据主界面由12个字段组成：工作流程号； 年度文献录入编号；每本刊物合计录入文献数量；每本刊物文献文摘录入数量；每本刊物文献题目 录入数量；本次录入刊物名称；出版时间；序号；备注；文献馆藏号；文献重要性级别；编辑人员E． mail。在界面下方设计了7个功能性按钮(下一条、前一条、添加、保存、删除、恢复、关闭)。下一 条，前一条就是浏览的。添加是输入新数据时单击进入空白界面，可以输入数据。保存是把输入 数据保存起来。关闭是退出输入数据面回到系统的主界面。(如图2) ’邺11(1,l岍(”17,LI、措t毪)i^∞t日q)■n∞ 莓矿； ．旧：o 图2数据输入界面 主要介绍删除和恢复这两个按钮的功能： A．“删除”用这个功能时要特别小心，用时每次程序都会提醒你是否确定要删除。这样我们就 可以根据情况确定是否删除。 B．恢复一是在数据输入中间恢复功能，确定永久删除的数据是不能恢复的。 (3)文本输出按钮一是为管理系统输出表单的，打印输出时用，打印命令链接过来格式，各字 段大小都可以设，每次需要打印时直接使用此按钮。如果不是全部打印，还可以用屏幕上方文件 下拉菜单，这个打印命令可以选择打印页码。(如图3) (4)STOP,-就是彻底退出程序。 总之，使用该系统后可明显提高工作效率，如果充分利用复制、粘贴、查找、替换、索引等操作 将使数据输入和管理操作变得十分方便和快速。可以检查审稿、录入文摘比率、题目的数量等，每 逢月底及时打印出审稿、文献标引数量清单，还可以打印出文摘发行时的信封地址等。此表格不 是特意制作，而是在平时输入期刊标引文献数量时系统自动生成打印单，是数据的二次利用(如图 4)。特别是这种打印单代替了以往的手工书写，加强了数据库管理，可大大提高了工作效率。 一69— -窝拌种黼哩)粕∞Il∞i口氇锄邮 卫-■pa■■100％ ·美霸D，-o’由·圆．