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会议室管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范管理，明确责任和工作要求，确保会议室正常使用和各种设施运用质量和效果，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司领导及各部门利用本单位会议室召开的各类会议。 第三条 会议室的使用按程序化、规范化原则，实行统一协调、分工负责的管理。 第二章 职责分工 第四条 综合管理部是公司会议室使用的主管部门，负责会议室的使用管理、设施配备、管理办法的制定和修订。具体负责办理会议室的使用登记、布置及调配。 第五条 综合管理部是会议室使用的服务和技术保障单位，明确责任人和联系人，做好服务和设备的日常管理、维护。 1、综合管理部后勤专员为会议室管理员，具体负责各会议室的使用登记、会前准备、会场整理、会后的设备归位及会议室设备设施的日常管理、维护、报修工作。对出现的会议服务问题，统一由综合管理部解决。 2、综合管理部会议系统管理员负责会议系统的技术保障工作（包括保障视频会议服务器的正常运行、保证网络线路的畅通、进行视频设备的检修保证其正常运行、视频软硬件的使用指导等）。 第三章 工作程序和要求 第六条 除特殊情况外，平时会议承办部门应提前半小时以上（视频会议最少提前壹天提出申请）到综合管理部后勤专员填写《会议室使用申请表》，需要会议服务的项目必须在申请表中注明，经承办部门主管及综合管理部有关人员确认后方可使用。每周一例会无需申请。 第七条 公司召开的视频会议，由会议承办部门填写《会议室使用申请表》，并做好会前各项准备工作。主要包括会议通知、确认参会人员的桌面名签、通知做好会议服务和设备运行技术保障等。 第八条 会议因故取消的，会议承办单位应及时通知综合管理部，会议承办单位负责通知参会人员。 第九条 会议保障工作。综合管理部接到《会议室使用申请表》后，应提前做好服务和技术保障准备。会议服务和保障工作主要包括：会议服务人员提前到位、布置会场、准备会议用水和保洁等工作。冬、夏季要提前半小时开空调；会议系统管理员应提前确认设备运行正常，做好会议中的技术保障工作。 第十条 会议期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录，视频会议软件操作等工作。负责监督与会人员维护室内环境卫生，并爱护会议室公物和设备设施；未经综合管理部同意，不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿；会议期间，遇设备故障问题，不得私自操作，必须报告综合管理部进行处理。 第十一条 会议结束，会议使用部门要对会议室进行及时清理，将所借用的会议设备及设施及时归还综合管理部，关闭电器，关闭门窗；每次会议结束，会议室管理员对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、门窗是否关闭等。 第十二条 各部门若遇紧急情况需要召开临时会议，应填写《会议室使用登记表》并协助会议室管理人员进行会议准备工作，包括会议通知、会议用水等。如部门或个人临时取消申请，再使用时需重新申请。 第十三条 本办法自发布之日起施行，由综合管理部负责解释。 附件：1、《会议室使用申请表》 2、《会议室使用登记表》 会议室使用申请表 编号：　　年（ ）号 申请部门 　 会议名称 　 申 请 会 议 地 点 　 使用时间 月 日 星期（ ） 时 分— 时 分 出席人员 （人 数） 　 视频会议 是（ ） 否（ ） 联 系 人 (会场责任人) 　 手机号码 申请部门 负责人意见 　　　 　 年 月 日 综合管理部 负责人意见 年 月 日 会场需求：在需要的项目括号内打“√” 1、桌 花（ ）；2、桌 签（ ）；3、条 幅（ ）； 4、投影仪（ ）； 5、激光笔（ ）；6、矿泉水（ ）； 7、其 他（ ）。 桌签详单： 条幅详单： 备注： 会议室使用登记表 序号 时 间 使用部门 事 由 需 求 联系人 备 注 1 月 日 时 分 2 月 日 时 分 3 月 日 时 分 4 月 日 时 分 5 月 日 时 分 6 月 日 时 分 7 月 日 时 分 8 月 日 时 分 9 月 日 时 分 10 月 日 时 分 11 月 日 时 分