2013年4月8日最新活动流程规范1.docVIP

华中师范大学青年志愿者联合会 第一届“青联V计划”储备干部培训班 学 员 手 册 华中师范大学青年志愿者联合会 理事单位组织活动流程规范 为方便校青志联各理事单位明晰举办活动的具体流程和实现活动管理的规范化，青志联秘书处再次对活动的流程作如下统一说明： 一 、填写活动举办申请表： 1、在CCNU青志联理事群共享中下载活动申请表。按照要求填写申请表，有任何疑问可以联系青志联秘书长。 2、请各单位认真审查思考所要举办活动的内容、目的、意义、实施计划等，认真填写表格，这些内容是审核项目活动的重要指标。 二、举办活动前，各单位应统筹规划，做好活动的书面计划并拟定完善的策划书： 1、若举办的活动性质为竞赛类，则需拟定活动简章、竞赛规则、报名表等相关资料； 2、项目及分工总览表（工作进度管制表）； 3、工作人员名单（分组组长、留守人员、医护组、后勤组等各方面分工情况）； 4、参加人员的分组名单（若是活动有报名，参加人员的分组名单应于报名截止后立即造册）； 5、其他附件（地点、时间长短、规模及活动的特征）； 6、相关环节及安排尽可能的做到详细； 7、若有相关宣传措施，应将计划或副本附在策划书中（若为电子宣传板，应另发送到秘书处负责干事邮箱中，由秘书处组织上交）； 8、注意制定多方面应急预案。 三、编写详细财务预算表： 1、根据详细的策划书，细化各项活动步骤所需经费，预算尽可能详细； 2、标注所花费用时，条理性要强，制作应一目了然（做好运用表格）； 3、必须坚持实事求是的态度，按实际编写，不可浮报假报。如有违严肃处理。 四、活动审批程序： 1、在群共享自行下载活动举办申请表； 2、按要求填好申请表后，纸质版的上交一式两份到秘书处，电子版发送到副主席曾戈文邮箱（357367059@）由主席团审批，审批通过方可开始筹备策划； 3、审批通过后按照要求，拟定详细的策划书并制定财务预算表纸质版一式两 份的上交到秘书处，电子版的提交到副主席曾戈文邮箱（357367059@）,由主席团再次审核，通过后即可按照时间进程开展活动，并预付部分活动资金支持。 4、需借用教室、东区小树林等场地或需要使用公共物资须提前与秘书处沟通，并由秘书处向相关领导或其他单位申请，公共物资做好详细登记； 五、各部门具体展开已获审批的活动： 1、活动获批后，严格依策划书上的工作人员名单按时分配工作（如有特殊情况应及时向秘书处说明情况）； 2、保证活动的人性化管理,如给工作人员一定的换班休息时间； 3、活动场面保持条理性和稳定性，相关人员保证活动的安全顺利运行，如有 突发事件应灵活按照相关应急预案采取应急措施； 4、在活动过程中，秘书处将不定期的安排有关人员，对进行监督（包括资金的使用以及活动开展的质量的审查）。 5、活动结束后保证物品的归位、场地的保洁，公共物资归还秘书处。 六、活动完满结束后的工作： 1、根据活动实际开展情况，做出活动经费决算表纸质版一式两份及时提交秘书处完成后期财务问题。 2、在活动完全结束后的7天内，举办活动单位应把活动各版块的负责人总结、定稿策划方案、新闻稿、新闻链接、活动图片等相关资料整理后迅速交到秘书处（ccnuzyz@163.com）存档； 3、收到相关资料，秘书处应及时分类整理及存档，并上交校团委志愿服务部 备案； 4、若为青志联校级大型活动，则由秘书处组织相关负责人进行活动。 附件一 华中师范大学青年志愿者联合会活动申请表 编号 （秘书处填写） 申报单位 活动主题 申请时间 活动时间段 活动地点 活动方式 总负责 联系方式 活动 内容 活动 目的 意义 活动 实施计划 指导单位意见 签字 （盖章） 年 月 日 青志联主席团意见 签字 （盖章） 年 月 日 华中师范大学青年志愿者联合会制 附件二华中师范大学青年志愿者联合会活动经费预算表 申请单位 申请活动 编号： （秘书处填写） 经费预算 项目 校青志联 意见 项目名称 数量 （单位：个） 单价 （单位：元） 总价 （单位：元） 备注 （名称一） （名称二） * * * * * * * * * * * * * * * 预算小计：0.00 预算总计：