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集团办公室例会 会 议 纪 要 会议时间：2011年5月10日 下午1：00 会议地点：集团会议室 参会人员：唐 军、蔡芝盈、王韬、包帆、王斌、章小利、 戴晶晶、张彩根（有事缺席） 会议议题：1.办公室各岗位人员近期工作回顾与交流； 2.明确现各人员岗位定位与大致分工； 3.办公室近期工作计划部署； 4.强调几点工作要求。 会议主持：唐 军 会议记录：戴晶晶 本次会议为集团办公室首次部门工作会。会议首先由办公室每位人员对自己近期进行的工作进行了汇报和交流。 在听取汇报后，唐主任进行了简单评价，并对下次部门会各位的发言提出要求。同时，在上级领导对办公室的职能要求、目前人员配备实际和事前请示汇报基础上，对部门内各人员的岗位定位和分工进行了明确： 1、唐 军（主任）：负责办公室全面工作，同时配合分管领导做好企管工作（制度建设、流程建设、计划与目标管理等），完成上级领导临时布置任务和其它部门、子公司协调等具体工作。 2、蔡芝盈（副主任）：协助主任做好办公室内部具体协调，并负责各类公章（介绍信）、外联（工商年检、各级政府、行业协会等）、行业报表、档案管理和上级交办的其它工作（党建工作按集团党委要求）。 3、王 韬（董事长秘书）：负责董事长交办的工作及其协调服务（包括主任在内其它同事都有义务协同），同时负责部分公文起草、车辆调度和保险、领导监控系统维护（王斌、包帆技术支持）和上级交办其它工作。 4、包 帆（行政主管）：负责总部行政后勤事务协调、经办和上级领导交办的其它临时工作，并对接章小利具体工作。网络信息管理工作先协同、逐步过渡到王斌。此外，协助蔡副主任做好工商年检、外联等临时工作。 5、王 斌（信息管理）：负责做好集团范围网络维护与管理协调、信息化建设工作（包帆协同）。其中，提升类的工作要多花精力（如对应制度管控与信息化培训等）。 6、张彩根（车队副队长）：负责做好所辖车辆日常保养、维修、事故处理与理赔、油卡管理、相关统计以及其它日常管理工作（具体结合有关文件及上级意见），并协助跟进车辆保险、车改信息反馈等衔接工作。 7、戴晶晶（法律文秘）：负责法律事务协调和行政文秘类、日常接待和上级临时安排其它工作，如：合同与法务衔接、法律培训、公文流转（收、发、传及登记等）和跟踪反馈、集团领导会议记录（其他同事一并协同）、日常接待等。此外，协助蔡副主任做好临时性外联工作。 8、章小利（总务后勤）：负责总部办公用品采购与出入库办理、行政费用台账与统计分析、部门资金计划编制、总部食堂饭卡充值、农庄管理台账和上级布置其它临时工作，涉及总部办公类固定资产实物形态梳理、日常管理也一并协同行政主管管理到位。 9、集团办公室目前缺一名宣传岗位人员，主要负责集团内刊、动态简报、集团宣传网络体系建立与维护、集团网站信息数据更新和领导布置的其它文字性工作。该岗位人员按上级领导意见尽快跟进。 唐主任强调，通过对各人员岗位定位和大致分工进行明确，目的是为了更好地开展工作，千万记住分工不分家。作为综合管理部门，所有工作都要建立在协同的基础上，大家相互协调、相互帮助，发挥团队作用，才能圆满完成上级交办任务。 对办公室下一阶段工作，唐主任随后进行了整体计划安排： 1、信息化建设（王斌推进，包帆协同）： —集团网站改版按合同时间节点要求加快推进，涉及大量文字、图片收集整合、功能模块需求和架构思路、MI整合及双语同步跟进。首页设计一定要新颖、大气、独特、有内涵； —网络系统改造工作按上级领导批准的既定方案分步推进，要结合集团总部、各子公司实际情况拟订专项计划，有节点、有针对性、有规划性实施。同时接待室LED电视机移机及视频线路改造尽快跟进，利用现有资源提升集团总部形象； —关于集团范围内电脑、网络设备购置和调拨、处置等涉及的制度规定、培训思路要梳理出来，其中培训一块可以利用大会议室先动起来，启动集团培训中心的标杆作用； —尽快研究一下利用集团现有硬件设施和既有条件，花最少成本，开发集团视频会议系统的必要性和可行性； —做好集团各子公司网络、信息化、电脑各岗位配备和终端运用技能等基本现状调研，着手集团信息化建设中长期规划工作，包括OA系统开发、企业ERP完善、财务预算和人力资源、档案管理等专业系统调研、衔接和规划，一定要讲实操性。 2、企管工作（唐主任）： —管理流程建设。基本思路是办公室内部行政类先做，条件成熟再推总部各部门、子公司选点直至整个集团全面推进，具体要和集团制度建设执行力度、责权关系梳理程度和各子公司实际结合起来； —计划管理体系。配合集团目标管理工作实效性啮合、穿插进行。先易后难，稳步推进，既实现每个节点工作有目标、有计划、有跟踪、有反馈、有考核，也实现集团总部与各子公司经营管理信息的系统性互通。 以上两项工作为企管工作一部分，但都是系统工程，具体要结合