YLP采购过程控制程序.docVIP

北京燕山玉龙石化工程有限公司 采购过程控制程序 YL-P06-2010 版 号: A / 0 第1页 共4页 1 目的 为了加强采购工作管理，明确采购职责，保证物资采购的供货及时、质量合格、价格合理，提高管理水平，特制定本程序。 适用范围 适用于总承包项目设备、材料采购的工作。 职责 3.1 采购部负责组织采购过程控制程序文件的制定和完善，并负责监督其运行。 3.2 采购部负责公司级合格供应商的管理； 3.3 项目部采购经理负责采购管理计划的制定；并报采购部批准；负责制订询价文件的商务部分，并负责组织商务询价、商务评标及综合评标、组织签订合同、催交、监造、运输、出入库及现场服务等； 负责采购文件的归档； 3.4 项目部设计经理负责询价文件技术部分的编制，并提交采购部门；负责组织各专业设计人员对供应商的技术报价进行评审，并提出推荐意见；负责对供应商提供的技术资料预以确认；参与设备、材料的检验及验收，并提出意见； 3.5 项目部控制经理负责提出询价文件的控制要求，应包括进度、质量、费用三个方面；负责提出设备材料需求计划；负责对施工承包商的设备材料领用计划进行审批；负责明确与施工承包商之间采购界限。 4 程序 4.1 编制采购管理计划 4.1.1编制采购管理计划的依据： a）项目总承包合同。 b）批准的项目可行性报告或基础设计文件。 c）项目的总体统筹计划。 4.1.2 采购管理计划的内容 a）项目采购概述。 b）项目物资采购的主要工作量。 c）业主及上级管理部门对物资采购的要求。 d）物资采购工作分工。 e）物资采购原则及策略。 f）物资采购组织机构设置。 g）物资采购工作流程。 h）信息、资料管理。 i）采购与各专业组的分工与衔接。 j）效能监察。 4.2 编制合格供应商表 4.2.1 审查合格供应商 对合格制造厂（商）的审查，原则上应包括以下几方面内容： a）工厂的发展历史，特别是近三年的生产和销售情况。 b）产品类型和特点（包括技术诀窍、拥有的专利、生产许可证、成套能力、外购件的比例等。） c）工厂技术力量、装备能力和专用设备的配备情况。 d）质量保证措施和检验手段。 e）财务状况和近三年的产值、盈利、亏损情况。 f）工厂地理位置和产品外运方式。 g）售后服务（包括执行合同信誉、现场技术服务以及对买方的操作培训方式等。） 4.2.2 在合格供应商中选择合适的询价厂（商）。 4.3 编制询价文件 详见《采买工作管理规定》 4.3.1 询价文件的技术部份由设计部门编制。内容包括：采购（询价）通知单、设备、材料技术要求、询价图、技术数据表、工程采购说明书以及采购数量等。 4.3.2 询价文件的商务部份由项目采购经理组织编制。内容包括： a）报价须知：指需方要求供方在报价中应说明的问题或对供方报价的基本要求。 b）采购合同基本条款。 采购合同基础条款是一份标准的商务询价文件，供报价厂商研究确认。报价厂商可以提出修正建议，在合同谈判中协商一致。 4.4 发出询价 由项目采购人员核查设计部门提供的询价技术文件是否齐全，加上采购编制的商务文件后，组成完整的询价文件。一般应在一周内向供应商发出询价。 4.5 催取报价 在规定的报价截止日期前，采购人员应与报价厂（商）进行联系，落实报价情况。若发现有报价厂（商）放弃报价时，则应及时增补询价厂（商）。 4.6 报价评价 4.6.1 将制造厂（商）的技术报价送交设计部门进行技术评审，并注明要求完成的日期。通常设计部门应在3—5天内提出意见返回采购部，说明技术方面推荐或否定的理由。对可以接受的厂（商），应按推荐的次序列出，并将评审意见和结果送交项目采购经理。 4.6.2 制造厂（商）的商务报价由项目采购经理组织进行商务评审。根据厂（商）的信誉，执行合同的能力，财务状况，设备、材料价格，支付方式和条件，交货时间等进行商务评审。 4.6.3 根据技术评审和商务评审的意见进行综合评审，编写综合评审意见。（经技术评审否定的报价，一般不再作商务评审和综合评审。） 4.7 召开制造厂（商）协调会 工程项目中的重要设备，必要时应召开制造厂（商）协调会议，进一步落实设备技术和商务问题。会议应准备一份详细的会议议程（设计部门负责技术部份的议程，采购部门负责商务部份议程），并将会议议程提前发给制造厂（商），以便厂方作好准备。 在会议期间双方应取得明确的一致意见，签署会议纪要作为合同的组成部份。 若双方未能取得一致意见，则按综合评审的次序与另一制造厂（商）进行厂（商）协调会，以便最终决定成交的制造厂（商）。 4.8 签订采购合同 根据技术、商务综合评审意见，一般由采购部（必要时由采购经理）拟定供应商，并进行合同评审（会签），经公司总经理或