办公室事务管理规定.docVIP

办 公 室 事 务 管 理 规 定 三．电话管理 1．电话使用时应长话短说、避免长时间占线、严禁打与工作无关的电话； 2．因工作需要拨打长途或国际电话的，应经部门经理或管理部许可后方可拨打； 3．办公室员工应熟记各分机号、电话使用人不在时、其他职员应代为转接，并作记录，及时传达； 4．午间休息时，应留专人负责接听电话； 5．接听电话，应使用礼貌用语，以维护公司形象。 四．公司办公用品及办公设备的管理 1．申购及领用管理 (1)个人使用类文具用品，由各部门员工领用，管理部以个人为对象进行登记管理； (2)消耗品如复印纸、墨盒等由管理部统一管理； (3)个人使用类文具每月分部门在限定的时间进行申领，其余时间原则上不予申领； (4)管理部每月须及时统计办公用品使用量及使用金额交财务部列入费用管理； (5)公司员工应妥善保管各自零用的办公用品，严禁员工将公司办公用品私用； (6)员工或部门因工作需要，购买特殊办公用品，均需提前填写《资产请购单》，由部门经理及总经理审核后交管理部购买； (7)公司所使用之办公用品由管理部提出请购。必需品或消耗品文具耗用量大者，须酌量库存。特殊文具管理部门无法采购者，得会同使用部门共同采购。 (8)新进人员到职时须到管理部办理办公用品领用手续，并列入领用管理。 (9)所有离职人员离职时应将剩余办公用品全数交回管理部并办理移交。未办理移交或有遗失的按原价赔偿。 五．邮件及快递管理 1.公司员工因工作需要使用邮件及快递业务的，须写明地址、联系方式及快递形式，交管理部总务人员办理； 2.员工应合理使用邮件或快递业务，与公司业务无关的费用自理； 3.管理部将按月对信件的发送进行核查，发现私人信件以公司名义发送的，可邮寄而选择快递的、可隔天发送而紧急发送等不合理行为，一经查实，公司有权给予相应的处罚。 六．食品卫生及设备管理 1.员工的日常饮用水由公司指定的饮用水公司提供； 2.员工必须在公司制定区域内用餐或食用零食、点心，（指定区域为茶水室）； 3.公司禁止在办公岗位上食用零食或点心，食用完毕或食用一半的食物应妥善保管； 4.因食用自带食物而引起的身体不适，公司概不负责； 5.员工在上班前或上班时不得食用有气味的食品，如大蒜，罗卜，韭菜等； 6.员工可使用公司的提供的冰箱及微波炉，并注意清洁卫生，公司有权根据冰箱内各类食品的存放时间，空间及食品质量情况作出处理； 7.公司提供饮水机及咖啡机供员工使用； 8.饮水机前的废水桶只可倾倒废水，严禁将茶叶，茶包及其他固体杂质倾倒在内； 9.公司的纸杯只提供客户使用，个人使用费用自理； 10.微波炉不允许加热有异味的食品，使用时注意加热容器是否可用于微波炉。 七．办公室钥匙管理 1.公司办公室钥匙分为门禁卡，办公室钥匙，办公桌钥匙，共用文件柜钥匙四种类型； 2.部门经理均配备办公室钥匙一把，员工如需加班等情况可向部门经理申请借用； 3.员工应妥善保管配发的钥匙，不得随意复制或转借他人，如有遗失应及时报告总务。 八．办公场所的安全管理 1. 公司的门厅、通道处严禁堆放杂物，保持门厅整洁及通道畅通，管理部有权对乱推乱放的物品予以处理； 2. 节假日前，公司将安排值班人员，并公布紧急联络人和联络方式； 3. 节假日需要加班的人员，须按规定提前申请，以方便公司安排； 4．员工下班应保管好自己的贵重物品，重要文件应锁入抽屉或档案柜，办公椅一律推入办公桌下，要关好电脑，最后离开公司的员工必须检查照明、空调、办公设备等用电设备是否关闭，并在最后离开时检查各房门是否已锁闭，发生意外将追究最后离开者的责任； 5．员工办公桌面除电脑、电话、台历、文件夹、茶杯、小型装饰物外，不得摆放其他与工作无关的物品； 6．员工不可随意搬动、改变、更换办公台、办公椅、文件柜等办公设备的摆放位置； 九．灾害天气的安全措施： 1. 职员在上班时间之前接到当地媒体发布的黑色暴雨信号、红色台风信号或黑色台风信号导致无法正常上班的，请及时与公司部门经理或管理部联系获得批准。 2．职员在工作时间内接到黑色暴雨信号、红色台风信号或黑色台风信号时，应停留室内或安全场所避险。正在从事外勤工作的职员，应立即前往安全地带。 3．保管公司财产的职员，在接到预警信号时后应立即采取有效措施保护公司财产的安全；但当人身安全面临危险时，应首先确保人身安全。 十. 前台管理 1．电话使用 (1) 应保持前台在工作期间始终有人接听电话及接待客户； （2）午休或总务不在时应安排专人值班,接听电话； (3) 电话应在响铃三声以内接起,并注意礼貌用语； (4) 如不能确定是否业务需要,原则上不要轻易泄露员工的手机号码。 2.来客接待