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案卷排列与编号 09工商企业管理 龙月 目录 案卷排列的概念 案卷目录的含义和类型 归档文件的编号 案列说明 一、案卷排列 案卷排列是编制案卷目录的前提，即对分类立卷后的案卷进行系统排列，以编目排列上架。根据分类方案，确定案卷在每类内的存放位置与前后顺序。案卷排列方法一般采用“三分开”排列法，即永久、长期、短期案卷按照年度——保管期限——类别分别排列。 类、属类之间案卷的排列应根据分类方案进行。如果是按组织机构排列，可以按照习惯顺序排列或组织机构编制表顺序排列；如果是按问题分类就应该按照问题的重要程序排列。 二、案卷目录 含义：案卷目录就是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。它标志着档案整理工作基本完成，通过这种形式可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。它也是查找利用案卷的最基本的和必备的检索工具，是编制其他检索工具的重要依据。 案卷目录表 类型： 案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录；二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。案卷目录类型的选择，应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。 （一）编制案卷目录的注意事项 1.必须按照全宗来编 2.案卷目录不宜过厚过薄 3.一般由立档单位文书部门负责编制 4.案卷目录应一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。 （二）案卷目录结构 案卷目录一般包括：封面、案卷说明、目次、案卷目录表以及备考表等项目。 (三）案卷目录与卷内目录的区别 一个案卷包含了若干个相互联系的文件。卷内目录就是著录这若干个文件的目录。案卷目录是著录某个保管单位中所有案卷的目录。 案卷：由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 卷内文件目录：登录卷内文件名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。 案卷目录：登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 标准中的附录中还有样张 三、归档文件的编号 归档文件应按排列顺序逐渐编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 1.室编件号应在分类方法的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标识。采用”年度—保管期限—机构（问题）分类“，室编件号应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，从”1“开始逐渐编流水号。 2.馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果进馆前某一个或几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。重编的件定为”馆编件号“。 编号的必备项目包括全宗号、年度、保管期限和室编件号、盒号、页数。 3.档号的编制 档号是档案的数字代号，一般由四部分组成：全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件张（页）号或件号。 农村合作银行档案全宗分类、编号、排列规则 全宗号是档案馆对馆藏的所有全宗编制的代号。一个全宗对应一个代号。 案卷目录号即若干个案卷目录的编号，一个单位形成的案卷目录较多时按顺序统一编号，这就是案卷目录号。 案卷号即案卷系统排列后的顺序号。 卷内文件张(页）号或件号中张（页）号是卷内每份文件排列固定后每页所标的顺序号；立卷改革后，文件不装订，以件为保管单位，每件所编的顺序号即为件号。 档案整理是档案管理工作的基础，是将档案序化的关键环节，其内容包括区分全宗、分类、立卷、编制案卷目录等一系列的活动，其中档案装订是档案管理工作中具有规范性、技术性和操作性的一环。重点是文书立卷的步骤和方法；案卷题名的拟写和组卷、档案装订的步骤和方法。 归档的要求 1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。 2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。 3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。 4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。 5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。 6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。 7、归档的影像音资料要写上文字说明。 8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。 * *