策划方案--发挥管理体系策划的作用是提高管理体系有效性的突破口.docVIP

发挥管理体系策划的作用是提高管理体系有效性的突破口 一、管理体系策划工作的重要性和存在的问题 1．管理体系策划工作的重要性 ??? 管理科学的基本原理告诉我们，策划是管理工作的第一步，“凡事预则立，不预则废”，有了良好的策划，通过组织、领导和控制，才有可能取得良好的绩效。策划的重要性在于能够让我们首先明确应该做哪些“正确的事”，进而指导我们如何“正确地做事”。如何与组织实际的管理基础相结合，科学合理地进行管理体系策划是我们应首先做的“正确的事”。 ??? 实际上，不管是否引入管理体系标准，任何组织客观上都存在着一个管理体系。这个客观存在的管理体系可能在某些方面不尽科学和规范，组织引入管理体系标准，就是要引入标准中先进的管理思想和管理理念，应用科学的方法，在原有管理体系的基础上，通过有效地策划促进其进一步的规范和完善。组织在进行贯标认证时，需要首先考虑并解决原有的管理体系与标准之间的关系，使之有机结合、协调一致。置原有的管理体系不顾，重新建立一套所谓的满足标准的“管理体系”文件，必然造成管理体系的形式化和“两层皮”。 ??? 目前，我们仍习惯于事后把关,处在管理体系有效性的“检验阶段”，难以将管理体系有效性工作纳入到正确的轨道上来。著名的质量管理大师戴明和田口玄一曾指出：产品质量首先是设计出来的，然后是生产出来的，但不是检验出来的。同理，提高管理体系的有效性，首先必须将工作重点转移到对管理体系的有效设计（策划）上来，从管理体系发展的现阶段而言，这显得尤为重要。 2．管理体系策划工作的主要问题 ??? 在以往十多年广大组织管理体系的建设中，如果问及管理体系策划是否需要，是否重要，相信不会有人质疑。但恰恰在此出现了重大问题，涉及管理体系的有关各方都会强调“策划”的作用，实际上却对管理体系策划缺乏正确的认识，以至于真正的管理体系策划过程被遗忘，致使管理体系策划活动缺失。 ??? 或许有人说，我们贯标工作的计划安排就是开展的策划活动。其实不然，它实际上是对“贯标”工作的责任分工与任务部署，并非是对整个管理体系的科学策划。也有人说，策划的工作体现在管理手册中，但目前，大多数组织的管理手册是机械地按照标准条款的顺序进行编写，未能与组织的实际过程相结合，不能体现体系策划方案书的作用。具体表现如“策划”的《与顾客有关的过程控制程序》，仅描述了合同评审、签订过程活动，实际上销售部门在售前、售中、售后还有许多活动；又如“策划”的《生产和服务提供控制程序》，也未能涵盖公司在生产和服务方面的主要活动，包括资源配置、生产计划、生产准备、各工序生产控制、生产异常情况处理等方面。上述仅为“满足标准”取证而“策划”的相应文件，与组织实际情况完全脱离，从源头上形成了管理体系的“两层皮”。 ??? 可以这样说，绝大多数贯标组织对ISO9001标准5.4条款的要求并未有效落实，正是因为策划工作的弱化和缺失，造成管理体系有效性差的被动局面。换言之，管理体系策划工作处于“悬空”状态，这种恍然大悟的感觉不能不使我们震惊！ 二、以有效的管理体系策划为突破口，编制真正起作用的管理手册 1．编制真正起作用的管理手册是管理体系策划的落脚点 ??? 强调管理体系策划的重要性，就必须谈到管理手册，因为两者之间有着极为重要的联系。管理手册其实是管理体系策划的输出载体。策划是一个复杂的活动，标准要求其输出的结果应文件化，管理手册正是文件化的具体体现。 ??? 管理手册的作用是什么？多年来大部分人都认为是描述管理体系，在所有的程序文件及作业文件编制完成后，简单总结描述即可。如同一篇小说写作完成后，简单描述其故事梗概。但这仅仅是管理手册的次要作用，管理手册应是对管理体系进行策划后形成的大纲，相当于管理体系的“策划方案书”，如同一幅绘画作品首先要形成基本的结构和轮廓，然后再细部完善。上述所谓的“轮廓”和“细部”的关系即是手册与程序的关系，在此我们更强调的是对整体“轮廓”的策划。实际工作中，在对整个管理体系进行策划的总体框架下，进而展开对过程的策划，将使我们的管理体系更为完备和有效。 ??? 所以，管理手册最主要作用是要“纲领”整个的管理体系。正所谓纲举目张，“纲举”，就是要体现管理体系策划的结果，形成管理体系的基本框架；“目张”，就是在明确框架的基础上，指导管理体系进一步的展开。真正起作用的管理手册应能够明确组织内部价值链各模块活动（大过程）之间的关系，是对组织管理框架的确定，而不是割裂组织运营过程，对照标准条款机械的描述。如此，管理手册才能够真正回到组织实际运营流程上，对管理体系的进一步展开提供路径和依据。 2．管理体系策划工作的突破是提高管理体系有效性的着力点 ??? 首先，有效的管理体系策划，真正发挥管理手册的作用，是认证行业管理者和认证服务机构提高管理体系有效性工作的实际“抓手”，有利