营销部展会流程.doc

湖南一特电子医用工程股份有限责任公司 一特发〔2012〕0423 展会相关流程 第一章 确定参展和订展位 一、公司每年固定参加的全国性展会五个，费用开支由公司承担： 1、全国上下半年展会、全国上下半年西部会议，每年在全国轮流召开，均在湖南省会务组订展位和收费，每次会提前通知企业参加下一次交款和确定展位，我们已确定每次都选定带角的展位，全国会一般订二个展位、二个标准间房，西部会为一个带角展位，不订房； 2、全国军队总后勤部上半年会议，每年都在北京召开，展位必须在上年度10月份之前由市场部主管安排选订，可在网上查找并初步谈价和选展位，再安排北京的销售员再一次谈价办理。 二、由各大区域确定参加的地方性展会：由负责网络营销的人员收集相关信息，整理后在每年的三月和九月将当年下半年和次年的相关展会，报各大区域经理和营销总经理，最终由营销总经理确定是否参展。由大区经理每年三月提出当年下半年、九月提出次年上半年的开会计划，报营销总经理审批，主要内容包括参加哪次展会、时间、地点、展会规模、参会费用预算、初步确定的展位号、所属区域、主要负责人、参展人员等方面。 第二章 付展位款 一、全国性展会，确定好展位后按展会要求由市场部负责人填好相关表格向财务报申请付款计划，当必付款时向财务出据付款申请，并督促财务付款。 二、地方性展会，确定好展位后，尽量做到先付200-500元订金，展出时再付余下的部分，展位价格要经过多轮谈判想办法压到最低价，由市场部主管配合各区域经理完成。 第三章 参展广告的准备 一、参展的广告，由市场部主管协助展会所在区域经理完成。 二、在会场使用广告宣传活动，分为事先与展商或广告商确定和公司在会展期间所采取的各种 宣传活动二种： 1、 与展商和广告商确定的展馆内外、街道上的广告牌，电子屏宣传广告；展场专用公共汽车、 的土上的广告；展馆内各公共场所的创意广告、公益广告、指路广告；各种会议、各种活 动、入场证、会议请帖等各种有偿广告；展位的特殊装修等。 2、 公司的各种产品纸质宣传资料和光盘；市场开拓的各种小宣传资料；各种广告宣传礼品、 资料袋、广告笔、宣传画、易拉宝等各种创意广告。 3、 准备送给客户的无机芯的分机样品，和其它产品样品。 4、 寻找参会的代理放我们的产品，使我们公司的产品得到最大限度的宣传； 第 1 页 共 7 页 参展物资准备 一、展会实施由市场部牵头、相关部门协助。市场部按照展会规模大小，根椐以往展会的经验总结，设计参展布置，列出恰当的产品、宣传资料、广告资料、名片等各种需要的配件等计划清单（常用清单样表附后，特殊的另增加列出），经区域副总经理确认，营销总经理审批签字确认后下发相关执行部门。市场部跟踪落实进度，协调制作时出现的各种问题，严把质量关。 二、各部门应积极配合，按时、按质、按要求完成各自的部分，完成好后通知市场部安排营销总经理和参加展会的相关人员现场提出修改建议（最好开会区域有人参加，并由质量部教会布展和产品调试），整改完成后，严格按照清单要求由仓库共同点数后打包，办理入库。统筹协调由市场部负责。 三、展品展品物流 一、仓库根据营销总经理审核的发货清单，由财务部示同出产品一样根据仓库核对的点数清单开具出库单，领货人为物流内勤。 二、展品的发运由物流内勤负责，发运前必再一次与区域经理确认收货人、收货地点，应确保展品准时、安全地运送到参展地点，并及时通知相关人员提货。 三、参展区域经理应确定专人负责展品的收货，展会的布展及整个展会期间的展品安全，展会结束后，要确定人员负责，确保展品不丢失、安全及时地发回公司。布展由区域售后服务人员和销售员共同完成。 四、物流内勤应及时将发回的展品与仓库清点办理退库，及时整理展会上发回的所有资料（包括多余的资料和新收集的资料），并在当天交回市场部。 五、市场部接到资料后，马上安排人员在二个工作日内进行整理完成，将整理的资料告知相关参会人员及区域经理，征求区域经理的处理建议，并安排人员对所有收集到的客户资料整理归档，在三个工作日内完成全部电话联系，对不能电话、信函、邮件落实好的客户，必须安排内勤按区域经理的意图，及时将相关信息发到指定的人员，并由市场部主管安排督促专人跟踪相关人员的业务落实情况，并跟踪记录。 六、处理完成后，市场部主管要在展会结束一个月内完成展会的总结报告，将此次会议进行建档备查（包括使用多少资料、有什么是值得发扬的、有什么是值得下一次展会注意的、哪些是值得我们学习的、开会效果总结评价等等），修改完善“展会相关流程”，为今后的展会提供经验数据和教训。 第五章 布展 一、人员准备 1、每次展会需安排二人布展，一人为公司售后服务人员，另一人为售后服务人员、或销售人员、 第 2 页 共 7 页 或区域经理、或代理商。布展时间为开会前的一至二