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培训训人：曹曹琼乐乐
2015.1.5
1.为什么要对文件进行管理
22.文件的分类文件的分类
3.文件的管理文件的管理
4.ISO9001 ：2008体系对文件管理的要求
有时候是否见过如此场面有时候是否见过如此场面？
是否曾经也有那么是否曾经也有那么一次次风光过光过，如此场景如此场景！！！！
曾经是否也有这种情况让你头痛不已曾经是否也有这种情况让你头痛不已？？？？
文件管理在企业发展过程中起着举足轻重的作用文件管理在企业发展过程中起着举足轻重的作用，
有些看似不并不在意的文件放置办公桌时，用的时
候怎么找也找不到，影响心情又浪费时间，工作效
率相对应的也低了率相对应的也低了；；不用的时候堆放那影响形象不用的时候堆放那影响形象
痛苦
2.1 、文件的等级分类文件的等级分类：
2.2 、文件的编码规则文件的编码规则：
公司代码+文件类型/代码+文件流水号
2.3 、文件的类别组成文件的类别组成：
QF
文件类型文件类型：
22.44、ISOISO文件的组成文件的组成 （（飞利特飞利特））：
质量手册质量手册 （（一级文件级文件））：FKFK-QMQM-001001
程序文件程序文件 （（二级文件级文件））：FK-QP-001…999
指导性文件指导性文件 （（作业指导书作业指导书/检验标准文件检验标准文件 三级文件级文件））：
FK-WI-001…999
质量记录文件（四级文件）：FK-QF-001…999
2.4、ISO文件的组成文件的组成 （飞利特飞利特））：
一级文件：
2.4、ISO文件的组成文件的组成 （飞利特飞利特））：
二级文件：
三级文件级文件：
四级文件四级文件：
以上文件命名规则以上文件命名规则：
等级文件夹：
以文件等级划分并建立等级一、二、三、四
表格文件表格文件：：
文件流水号（同文件编号相对应）+文件名+部门
文件编号：
公司代码+文件类别+文件流水号
文件管理流程：
33.11、受控文件发放受控文件发放：
A 、一级文件：依据各部门提供和确认的文件范围，经
管代或总经理批准管代或总经理批准，，由文控中心盖文件受控章由文控中心盖文件受控章，，将将
复印件分发至相关部门，原档保存至文控中心
B、二级文件：由制定部门送至文控中心受控并盖文件
受控章，文控中心将复印件分发至各部门，如有旧
版本需更换回收版本需更换回收，，原档保存至文控中心原档保存至文控中心
C、、三、、四级文件四级文件：由制定部门送至受控中由制定部门送至受控中心并盖文件并盖文件
受控章，文控中心将复印件分发到相关部门，如有
旧版本需更换回收，原档保存至制定部门
3.2 、受控文件的使用受控文件的使用：
A 、受控文件传至相关部门时，相关部门需确认为
最新有效版本和相关人员是否熟知，必要时可组
织并对人员的培训，如在阅读过程中有发现文件
与现实操作过程中不符实际，应立即以书面形式
传递至部门负责人或文控中心，依评估和修改
BB、文件使用单位应确认使用文件是盖有文件受控文件使用单位应确认使用文件是盖有文件受控
章并内容清晰，便于识别等
3.3 、文件的保管文件的保管：
A 、受控文件正本文件应该保存至文控中心，文控
中心应建立起《受控文件记录表》，记录现行的
受控文件并及时更新
BB、由于文件的制定更新或作废由于文件的制定更新或作废，制定部门需提交制定部门需提交
文件变更作废申请,按正常程序评审批准,文控
中心每月初更新中心每月初更新一次次文件作废表文件作废表
3.4 、外来文件的管理外来文件的管理：
A 、所有客户提出的要求、标准、规格、合同、进
度等，由相关部门填写文件受控申请，经部门负
责人批准，交至文控中心盖外来文件受控章，文
控中心建立外来文件夹及文件清单，将复印件分
发至相关部门，正本保存文控中心
BB、除含有法律除含有法律、法规法规、客户要求的文件以外客户要求的文件以外，，相相
关部门依实际需求，对文件进行受控
3.5 、文件的借阅文件的借阅：
在一般情况下，文件已受控发至相关部门，不得随
意借给阅读意借给阅读，如果工作
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