福建工程学院教学评估辅助管理系统的开发和应用.pdfVIP

福建工程学院教学评估辅助管理系统的开发与应用 陈雯 郭炎平 福建工程学院评建办，福建福州350108 高校评建材料管理工作中存在着诸多困难，如需要各部门收集整理相关材料过程长、涉 及人员多、对任务认识不统一、责任单位工作被动；由于缺乏一个统一有效的材料共享机制， 导致材料来源不一致、口径不一致、前后矛盾、重复收集的问题比比皆是，特别是需职能部 门与教学单位间协调配合整理的大批量数据完整性与准确性较差等。 自2006年以来，福建工程学院评建办组织力量开发教学评估辅助管理系统，借助信息 化管理手段、规范化的管理和建设，实现评建工作常态化和阶段化。通过有计划、有步骤地 开展相关材料整理与数据采集工作，对整理的材料与数据进行统计与分析，及时查找学校教 学建设中的问题与差距，为学校阶段性的工作改进与领导决策提供有力的依据。 要想全面了解教师数据，必须由教务处、人事处、科研处等多个部门及教学单位共同提供材 料，进行汇总整理，才能得到最终的数据。而且，由于采集整理与统计分析工作繁重，导致 了汇总数据生成的严重滞后；由于各部门的数据不一致，协调讨论十分频繁，耗费了大量的 时间和精力。通过中心数据库的建设，我们开发与各系统的数据接口，通过调度控制器，直 接从各部门的数据库中获取相关的数据信息存至中心的教师数据库中，再由预设的统计规 则，调取数据进行统计，大大方便了数据采集工作。 在建设数据中心的过程中，我们还考虑到没有建设相关业务系统的部门。在数据转换过 程中，充分运用数据导入技术，以固定的格式，通过任务调度中心，以任务的形式，调度各 职能部门定期传送格式数据，并通过数据转换保存至中心服务器。 两种方式的有机结合，可保证学校的数据中心全面详实地存储学校各个阶段的指标数 据。全校数据中心的建立，正是由于有了基于J2EE技术的数据转化技术，可以保证方便、 可靠地进行数据间的传递，保证了学校所采集的每一个数据都是真实可靠的，也保证了学校 的评建工作能够常态化，大大提高了评建工作的效率。随着评建数据不断地丰富与完善，我 校的评建数据中心必将成为数字化校园建设的重要一部分。 二、一个共享平台——材料共享平台 评建材料具有相对的复杂性，有些材料需多个部门共同配合才能完成，如有关实践教学 的材料就涉及到教务处、资产管理处、计划财务处、人事处、学工处、团委、产业管理处等， 而更多材料是需要各教学单位提供基础材料，由相关的职能部门进行归纳汇总与分析。往往 一项材料任务要牵涉到很多人，大大增加了材料报送的时间和周折。我们为了保证评建材料 的顺利完成，在辅助配套系统中建立了共享平台，通过平台共享，可以根据部门的责权，进 行权限的动态分配，让大家在同一个平台上共同完成材料的报送工作；对于需要共同配合的 材料，共享平台会让要配合的各方都能看到对方的材料；同时共享平台还设立在线交流反馈 系统，对于同一任务可以通过在线交流和留言的方式来协调工作，以保证平台的效率最大化。 共享平台的共享机制是建立在权限控制体系上，根据权限级别查看或是下载不同的材料，以 保证材料的安全性，又能极大地提高职能部门间及职能部门与教学单位间的配合度，提高了 效率。 通常要查找一份材料的标题非常容易，而要查找一份材料里的内容则有相当的困难，特 别是针对不同格式的电子档材料。以往的共享平台或是上传平台都需要填写一堆的相关信息 以帮助用户进行检索。为了解决这个大难题，我们尝试在共享平台中应用全文检索技术，运 至能够通过检索。有了全文检索，放在共享平台上的材料使用率也大大提高，大大方便了学 校的评建工作。 三、一套任务流程——材料采集流程 我们在评建工作实践中，逐步将评建工作及材料采集的流程吸纳入教学评估辅助管理系 统中，渐渐形成一套计划明晰、工作职责分明、考核有据的材料采集流程，并使之成为日常 评建工作的重要内容。材料采集任务流程，由计划安排、阶段采集、专项采集三个部分构成。 计划安排，主要根据校内本年度评建工作纲要，由评建办制定阶段计划，确定各阶段的材料 采集任务及要达到的工作目的。阶段采集，根据月度计划发布，流程分为任务下载、任务准 备、任务采集、任务审核、任务上传、材料共享等步骤。由于各阶段的计划明晰，大大方便 了各部门制订本部门的工作计划，有利于工作任务的落实，使材料采集工作更加有序，降低 了评建工作的强度。 -169．