浅析虚拟档案提供利用工作中的安全问题.pdfVIP

团日圈圈SHUZtLANTA 口 贵州师范大学 姜 萍 摘 要 作为一种全新的管理技术，网络技术的应用无疑会将档案管理系统纳入全球信息系统，在线获取档案资源将成为可 能，档案提供利用方式得 以改变，档案提供利用效率势必也极大地提高。 关键词 信息技术 虚拟档案 档案管理 提供利用 档案管理的最终 目的在于通过档案的提供利用满足社会需求。 开展数字化工作。对涉密档案中必须进行数字化处理的，应责成专 在网络技术 日益发展的今天，档案提供利用的模式也随之不断改 人负责，以解决数字化过程中的保密问题。(2)虚拟档案的质量标准 变。随着网络技术在档案管理中异军突起，档案信息网络化将成为 问题。所谓虚拟档案的质量标准主要是指实体档案虚拟化过程中的 今后档案信息存在的主要方式，虚拟档案资源的网络发布和传递， 规范化问题，即档案数字化后能否符合网络传播的要求，主要有命 必将极大地提高档案利用的效率，档案提供利用网络化将成为今后 名规则和保存格式等问题以及档案数字化后的分辨率问题。首先， 档案提供利用的主要方式之一。由于网络技术本身的缺点，借助网 实体档案在材质、内容和色彩等方面存在差异，对不同实体档案的 络技术进行档案提供利用也不可避免受其影响。因此，加强虚拟档 扫描要求也有所不同。为了有效提高虚拟档案的质量，有必要制定 案的管理，特别是网络提供利用过程中档案信息的安全问题将成为 扫描标准。根据原件的清晰程度通过适当调整扫描分辨率，达到扫 今后档案管理必须面对的问题。能否解决好网络信息安全问题，是 描后 图像按原尺寸显示后清晰度与原件相符 。同时，还要对扫描后 决定网络技术在档案提供利用过程中可否利用的关键眭因素。 的图像文件进行去黑、去污、纠偏、拼接和大小缩放等操作 ，以保证 一 、 什么是虚拟档案 图像页面清楚、图像的歪斜度在 1度之内、图像文件的幅面大小统 虚拟档案是区别于传统实体档案的一个概念，就是指将实体档 一 。 其次，对于符合质量要求的虚拟档案还要按照一定的规则命名， 案信息以字节、比特等方式表示并存储于网络之上的，以网络为载 如文件题名命名、按文件的大流水号命名、按 自己制订的方式进行 体的档案。其不同于实体档案的主要方面在于，虚拟档案可以通过 命名、按扫描产生的图像文件的页码命名等，达到 “易于识别、减少 网络传递，在用户安装了特定软硬件及接入网络的条件下 ，用户可 丢失”的目的。最后，命名之后要确定虚拟档案的保存格式，目前采 在任何地点、任何时间利用档案信息。 用的格式是tif、jpeg、pdf等，原则也在于可以方便地找到相对应的 可以看出，虚拟档案的利用将实现档案信息资源存储网络化、 浏览器 。 档案提供利用网络化等，具有明显的开放性特点。作为一种开放性 2．虚拟档案的安全问题。实体档案完成数字化后 ，作为档案原 的档案资源形态，如何做好虚拟形态下档案信息的安全是一个系统 件就已退出了档案网络传播程序，虚拟档案成为传播主体。为了做 问题，涉及档案虚拟化、虚拟档案保密、传输安全等多个方面。因此， 好对档案主体隐私的保护，就要做好虚拟档案的保密工作，也就是 要最大限度地利用虚拟档案开展档案信息资源网络提供利用，必须 虚拟档案的安全问题，包括虚拟档案的保管及传播安全。虚拟档案 解决好虚拟过程、虚拟档案传输管理等工作。 保密要求档案管理者要严格遵守 《中华人民共和国档案法》的相关 二、虚拟档案管理 规定，作好保密工作。首先，由于管理权限的分布、涉及人员过多，应 虚拟档案管理主要围绕实体档案虚拟化的过程管理及虚拟档 加强密码保护，避免 “人人都有责任，人人都没有责任”的管理问题。 案的传输管理两个方面开展。通过这两个方面的管理，可以解决实 因此，应该建立对相关计算机管理权限的设定，即将相关计算机的 体档案在虚拟化及提供利用过程中的实体安全、质量标准及传输问 管理者固定为某个人，这样不但可以减少人员过多造成的安全问 题，这是档案网络提供利用的前提和保证。 题 ，还可以通过责任追究制度明确责任人，借此加强虚拟档案的安 1．实体档案虚拟化的过程管理。(1)实体档案虚拟化的安全问 全。其次，虚拟档案是以网络为载体，通过建立网络智能