家具企业有效会议的准备工作(44页).ppt

组 织 有 效 的 会 议 公司会议的功能 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 不正当理由会议的种类及解决办法 为满足无聊的愿望而开会 为符合惯例或传统作风而开会 为攀比而开会 为表功而开会 为推却责任而开会 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会 什么样的会议才算富有实效 目标能被实现 目标能在最短时间内被实现 与会者对会议感到满意 不切实效的会议有何危害 会议目标无法实现。 会议所承担的机会成本相当可观。 与会者对会议感到不满。 为什么会议没有实效 会议前 会议中 会议后 有效会议的会务准备 (1)会议目标的设定； (2)与会者的选择； (3)会议时间的选择； (4)会议地点的选择； (5)会议场地的布置； (6)议程的指定； (7)会议通知的派发； (8)准备会务用品。 会议目标的设定 会议目标必须用书面列明 会议目标必须切合实际 会议目标必须具体而且可以衡量 会议目标所表明的必须是应实现什么，而非应做什么 与会人员的选择 对实现会议目标有潜在贡献的人 能够因参与会议而获得好处的人 会议时间的选择 在选择会议时间时，首先应该考虑的便是领导的时间，因为只有这样才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。 会议地点的选择 (1)场地必须有空档且可供使用。 (2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。 (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。 (4)必须拥有充足的照明及通风设备。 (5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。 (6)必须令主席及与会者大致方便。 (7)成本必须低廉。 会议议程的拟定 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。 会议通知的派发 一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项： (1)开会的时间(包括日期及起止时间)。 (2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。 (3)会议的目标。 (4)与会者须事先准备的事项。 (5)其他与会者的姓名。 会场的布置 布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。 准备会务物品 为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供应品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明某年某月某日为某某公司的大会掌管。 全公司大会的组织流程 第一阶段(开会日期的数月前)： ①确定宗旨和目标。 ②任命项目指导人。 ③考虑暂定方案。 ④使公司所有工作部门介入，并征询其意见。 ⑤估计费用。 ⑥规划暂编预算。 ⑦规定没有互相抵触的日期。 ⑧预定会议场地。 ⑨聘请外界发言人或安排娱乐节目。 全公司大会的组织流程 第二阶段(开会日期前二三个月) ①完成人员配备。 ②确定组织机构计划及权力分工。 ③确定工作预算和开支程序。 ④完成最后方案。 ⑤通知员工开会。 ⑥着手宣传方案。 …… 全公司大会的组织流程 第三阶段(在准备期的最后几天)： ①检查最后方案和完成行动计划。 ②检查登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、电话、布告栏、一般和紧急通知。 ③检查每次会议指定的场所，核对座位计划设施和设备。 ④检查以下各地方是否都恰当地安置了标记：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。 …… 全公司大会的组织流程 第四阶段(会后立即进行)： ①亲自向发言来宾和其他特殊贡献者致谢。 ②计算出席人数。 ③拆卸和退还租来或借来的设备。 ④寻找被遗忘的器材物品。 ⑤监督和彻底检查清理工作。 ⑥检查是否有可能引起火灾或安全事故的危险 ⑦把所有场地移交安全巡逻队。 全公司大会的组织流程 第五阶段(在会议期后一周之内)： ①在项目工作人员中发动讨论会，以