档案信息化问题研究 Archival Information Research.pdfVIP

FriendofScience 科学之友 Amateurs 档案信息化问题研究 袁钧 (山西省煤炭地质局，山西太原030006) 摘要：文章对信息化过程中产生的电子文件载体的稳定性、保存的长久性和长期利用问 题、电子文件的安全有效性、“双轨制”和“双套制”等问题进行了探讨。 关键词：档案信息化；电子文件 中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1000-8136(2008)04-0126-02 随着电子信息技术的不断深入发展，电子信息技术几乎渗透 基础的数字环境中，对电子文件的增加、删除、信息内容的更改不 到了社会活动的各个方面并作为现代社会活动的技术基础，引领 仅容易，而且可以不留蛛丝马迹；尤其在动态文档中，信息内容不 着社会活动进入了一个崭新的电子时代。与此同时，档案作为人 断更改，甚至转瞬即逝；当信息内容转换至其他载体或感染病毒 类活动的产物，随着社会活动运行方式的改变，在其形成、传递、 时，都存在着发生改动的可能性，使其不同于“原件”。目前，保护 存储和利用等方面也发生着本质的变化；而这一变化也带动档案 电子文件信息不被修改、删除、窃取的技术途径主要有防火墙技 部门发生了深刻变化。当我们将注意力转向电子时代的档案管理 术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 上，并对其涉及的各方面进行深入研究时，才深深地体会到由这 其中，数字加密法是按确定的加密变换方法对未经加密的数据进 一变革所带来的严峻的挑战。 行加密处理，使其成为难以识读的数据；数字水印法则是利用某 种技术方法把作者的印鉴、花纹等标志隐藏于电子文件当中，使 1 电子文件载体的稳定性 其在被拷贝时，这些标志不会被拷贝。这两种技术保证了电子文 电子文件的载体主要是磁盘和光盘，这些载体远远不如传统 件信息的唯一性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实 的纸质文件载体“长寿”、稳定。用纸张作为档案载体时，只要我们 性和原始性不受损害。若归档的电子文件被修改时，该文件在生 在档案保护中注意排除发生水解和氧化两大化学反应所需的条 成时的登记时间是无法改变的。 件，就可以使纸质档案的寿命长达百年。而制作磁盘使用的聚酯 然而，这些保护电子文件信息的技术也只是相对的。因为电 底座易产生静电、吸尘，导致卷曲，易与磁粉脱离；连接的黏合剂 子文件的加、解密技术都在不断发展。 易发生热胀冷缩、磨损、发霉，影响信息再现；覆盖于表面的磁粉 4“双轨制”和“双套制”问题 也极易受外界磁场的影响，导致消磁。光盘通常使用的记录介质 也存在不稳定、易氧化、易与碱性溶液发生反应的缺点。因此，电 尽管现在社会各类机构的信息化的覆盖程度不断提高，但依 子文件的寿命一般在5～15年之间，较纸质档案短的多。 然处于发展阶段。在现阶段人们的档案意识中，依然存在着对电 此外，电子文件的载体依然会受到来自外部环境的影响，如 子文件缺乏确信感，而对纸质档案有着极强的心理依赖的现象， 温度、湿度、灰尘、光线和有害气体；甚至外来磁场和机械振动也 从而发展孕育出在文件生成、运转过程中两种形式的文件同步随 会对电子文件存储介质的稳定性产生影响，而传统的纸质载体则 业务流程运转的“双轨制”和归档的同一份文件会同时有电子和 不会受到影响。因而，电子文件载体一般使用专用的密封防磁柜 纸质两个版本共同存储和利用的“双套制”。 进行保存，温度需要控制在16℃一20℃之间，相对湿度则需控制