企业重要档案异质异地备份工作研究及实践.pdfVIP

档案工作 2015 3 办公室业务 年 期理论研究 文／华能沁北电厂 郭团卫 企业重要档案异质异地备份工作研究及实践 【摘 要】本文针对企业重要档案异质异地备份工作现状，提出了解决方案。通过对中央和地方企业档案异质异地备 份理论研究和实践探索，为企业更好地实施档案异质异地备份提供更好的借鉴和选择。 【关键词】企业档案；质异质地；备份；研究；实践 企业档案作为企业生产经营活动的原始凭证记录，是企业不 情况。中国华能集团公司是经国务院批准成立的国有重要骨干企 可再生的宝贵财富，一旦丢失或者损毁都将造成无法弥补的严重 业和中央企业，也是世界500强企业。公司注册资本200亿元人 后果。我国的企业遍及全国各地，而我国的地震带涉及面较广，水 民币，主营业务为有电源开发、投资、建设、经营和管理，金融、煤 灾、地震、海啸、泥石流等自然灾害频发。如何提高企业应对自然 炭、交通运输、新能源、环保相关产业及产品的开发、投资、建设等。 灾害的防范能力成为当前档案工作亟待解决的问题，而企业档案 目前，集团公司发电装机容量世界第二、亚洲第一。集团公司组织 异质异地备份是解决档案安全管理的有效策略。规范并有序开展 机构为三级管理体制，公司总部设16个部门，下设3个直属单位、 档案异质异地备份工作，确保重要档案的安全保管与利用已经刻 11个产业公司、17个区域分公司、15个区域子公司、2个直属单 不容缓，因此做好企业档案异质异地备份理论研究和实践探索，可 位，基层企业遍布全国各地。 为企业更好地实施备份提供良好的借鉴和选择。 1.异质备份。华能集团的重要档案主要分为传统载体档案和 一、企业重要档案异质异地备份工作现状及解决方案 电子档案，根据不同档案的类型，采用不同的异质备份手段，选取 适合长期保存的文件格式和存储载体。 （一）企业档案备份现状。国家档案局在最近的几次会议上都 （1）档案异质的方式。传统载体档案异质备份的方式主要有 强调做好重要档案异质异地备份的重要性，目前企业档案的备份 数字化、静电复印、缩微、翻拍和高仿真复制等。电子档案使用存 工作还处于起步阶段，因管理规模不同、层级不同、地域分布广泛、 储介质，定期将系统中的数据复制下来，可采取离线、在线或其他 建设项目较多且周期长、工作面广等方面的原因，企业档案异质异 形式将重要档案有针对性的迁移到其他载体上。 地备份工作尚未全面展开，异质异地备份工作还存在重要档案未 （2）档案异质存储格式。档案备份数据的格式选择采用或转 数字化、备份基地未选定、标准不统一、业务不规范、制度不健全等 换为国家或行业标准规定的、利于长久保存的格式（电子文件的长 问题。一些企业虽然不同程度地开展了档案异质异地备份工作， 久保存格式可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需 但异质异地备份工作还处于研究探索及初步实施阶段。 求》）；无标准格式规定的，尽量采用主流专业软件的通用格式；无 （二）企业重要档案异质异地备份总体方案。1.异质异地备份。 通用软件的，在移交备份数据时应同时移交相关软件。传统载体 （1）异质备份。企业重要档案异质备份工作可通过静电复印、缩微、 数字化文件格式推荐为TIFF、JPEG。电子文件按照GB/T18894