HC3i-北京协和医院规章制度汇编之外宾接待工作程序.pdfVIP

外宾接待工作程序 外宾接待工作程序 外外宾宾接接待待工工作作程程序序 外事工作影响深远广泛、难以挽回，政策性、敏感性和时间性较强，责任重 大、授权有限。为了提高质量、提高效率、不断改进外宾接待工作，提出下列办 事程序： 一、基本素养 结合各个时期情况，利用各种渠道及媒介对相关人员进行外交形势、外事政 策纪律、外交礼仪及技巧教育，不断提高医院及科室对外接待工作的水平。 对任何一位外宾的交往均要慎重，因为可能会有长远影响。 对所有来访者，均要有赠送带有医院标志的礼品的意识（种类由国际合作处 裁定及准备）。 二、外宾接待的对等原则 （一）国外院级及以上领导及有较高官方或非官方（如较大民间组织及基金 会）职务的人员来访，由国际合作处负责接待，并有一位或多位院领导出面。必 要时，请院长出面接待。 会面结束后，由我院在场职务最高的领导赠送带有医院标志的礼品（种类由 国际合作处裁定及准备）。 我院承担来宾在京的部分食宿及旅游交通费用，邀请方或相关科室负责机场 接送、市内陪同。 （二）科室在医院外事预算外邀请的，国外无行政职务的知名教授、教授、 副教授、助理教授来访，原则上由科室接待。 会面由科室自行安排，建议赠送带医院标志的小礼品（种类由国际合作处 裁定及准备）；来访费用由科室自行负责。 10人以上的综合学科代表团、较大的单一学科代表团请与国际合作处联合 接待、扩大医院整体介绍和影响。 （三）助理教授以下的一般性人员来访，由相关科室和部门接待，赠送带医 院标志的小礼品（种类由国际合作处裁定及准备）。 （四）科室在接待过程中，需要国际合作处协助时，须提前2周告知。 （五）科室自行接待的外宾信息，每季度向国际合作处报送一次备案，供院 领导全盘掌握我院外事动向，每年医院总体总结报告公布给各科室有利于今后交 流所用。 三、外宾来院前的准备工作 （一）接待前详细了解被接待外宾的身份、经历、专业特长、来院目的和要 求。 （二）国际合作处接到外宾来访的通知立即向主管院领导汇报，经同意后， 迅速制定接待计划，着手进行接待日程安排。打印日程安排表（中英文）并通知 外宾以及参加接待的有关人员。 （三）科室如需国际合作处协助时，迅速将外宾来访详细情况报国际合作处， 并由国际合作处向主管领导汇报。 （四）根据外宾特点（身份、专业特长等），按照规格对等、专业对口的精 神，确定适当数量的人员接待。 （五）召开准备工作会议： 1、院级接待由国际合作处（必要时由院领导）召集接待陪同人员以及有关 科室人员参加，研究和布置准备工作； 2、科室接待由科主任召集相关人员研究和布置工作； 3、接待人员要认真作好向来访者介绍和交谈的准备，努力做好对外宣传工 作。 四、外宾来院后的工作程序 首先在接待室简短介绍本院情况（或科室情况）及活动安排。 安排参观：专人陪同外宾参观，外宾到达一处后，负责联络的同志应即电话 通知下一被参观单位。 向外宾介绍情况要突出重点，谈看结合、简明扼要、实事求是、留有余地， 要讲究参观实效，不过分追求形式。 专业性参观，有关部门要切实做好专业安排。 五、外宾来院访问或个人会见 事先要详细了解对方的目的、要求、内容，尽早通知有关人员做好会见准备。 与外宾交谈时，应态度自然、落落大方，重点宣传我国、我院或本人的优势 情况、注意寻找各方面合作意向。原则问题按统一的对外口径表态。 六、学术活动（包括院内外座谈、讲座） 来院座谈，根据其内容，结合我院的情况，适当组织有关人员有准备地参加。 座谈时要多提问，了解国际上的有关学术、新方法及新技术进展。 院外的讲座与座谈，均须根据其内容，结合我院的实际情况与可能，派有关 人员前往参加。 七、总结工作 接待人员应注意了解外宾的对我院的意向、印象及建议，并及时汇报。 外宾离院后，接待人员应根据情况填写《北京协和医院外宾来访登记表》； 每张表后须附上《外宾信息登记表》。 各科室每季度向国际合作处报送外宾来访情况，含Excel电子版《科室外宾 来访汇总表》、《北京协和医院外宾来访登记表