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浅谈档案工作技术与设备的现代化 常 宁 （黑龙江人民广播电台八0 四台 黑龙江 牡丹江 157000） [摘 要]先进的档案工作技术与设备，是档案工作现代化中很重要的内容，也是实现档案工作现代化的主要标志之一。 它以电子计算机技术与设备为核心和主体，包括现代通信技术、光学技术、声像技术、网络技术与设备在档案工作中的应用。 [关键词]档案；工作技术；现代设备 一、电子计算机技术与设备在档案工作中的应用 三、声像技术可使档案资料视听化、档案传播声像化 根据计算机所具备的功能，以及档案部门应用计算机进行档 声像技术是指利用录音、录像、电影、电视、幻灯片、唱片等直 案文献处理的实践，电子计算机在档案工作中的应用范围主要有 接记录声音和图像，来表达和传播知识、信息。用这些方式形成的 以下几个方面： 文献资料一般被称为视听资料。档案视听资料是其中的一种，常被 （一）进行自动编目与检索。档案编目与检索是档案工作中很 称为声像档案。声像技术可直接收集与传递档案信息，可利用声像 重要，工作量很大的工作环节。应用计算机进行编目，就是将档案 档案宣传档案馆藏以及档案学研究成果。其优点是具有能闻其声、 文件的形式特征和内容特征按照固定的格式输入计算机后，计算 能观其形的特殊效果，给人以直接的感性认识，既准确生动，又形 机便可根据事先编制的程序将输入内容按一定顺序编成文档，这 象深刻，具有传统的纸质印刷品所没有的优越性。但是它往往不能 些文档的总和便构成了计算机数据库，将数据库中的各种数据编 直接阅读和观看，必须借助于特殊设备、器材才能利用，或者说它 制成各种形式的目录、索引，用于报导、查考、交换等各个方面。计 本身就包括设备和器材。 算机编目与检索的最大特点是一次输入，多样输出。将档案内容与 四、光学技术使档案资料缩微化 形式特征等信息考进计算机后，利用考查阅档案时，可以根据需要 档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置和摄录方法，把以 很方便地输出各种目录以及所需档案的档号、存放地点，排除了手 纸张为载体的档案资料或机读文件按照一定的缩小比例，摄录在 工编目与检索的多次重复，提高了编目与检索的效率与质量；同 感光材料上，制成缩微复制品，进行存储、传递和使用。 时，应用计算机进行编目与检索的速度快、准确性高。 档案缩微化的优点较多，主要有五个方面： （二）进行档案信息处理。计算机可用来处理档案的登记、自动 （一）能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，便于管理。 标引和统计，办理档案的借阅和归还手续，辨认到期应销毁的档案 （二）查找迅速，传递方便。不管档案原件体积是大或小，都可 和鉴定保管期限，建立各种档案信息库。应用计算机网络技术与通 以缩微在同一种尺寸的胶卷或平片上，规格统一、排列整齐，便于 信技术结合，建立档案目录中心和实现档案信息传递网络化，提供 管理和查找，传递也十分方便。 各种统计数字。 （三）复制性能好，成本低廉，保存期长。 （三）进行库房管理。计算机可进行档案的库房提取和标引工 （四）有利于保护档案原件。档案缩微后，可以用缩微胶卷直接 作，随时报告每个库房中存在哪些档案、占用多少空间．哪个库房 提供利用，并根据利用者的需要，随时复制或者放大复制成若干 还有剩余空间等库房库存情况；还可以用来对库房进行温湿度自 份。这样可以减少档案原件的磨损．延长档案的寿命。 动监测控制，记录分析库房空气清洁度，自动控制防火、警卫、档案 （五）缩微复制技术与计算机技术结合使用，即运用缩微技术 传输等管理环节。 全文存储档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，就 （四）可进行档案文献的编研出版，以及缩微档案、声