开滦建设集团公司公文管理信息系统.pdfVIP

第八届全国建设领域信息化与多媒体辅助工程学术交流会 开滦建设集团公司公文管理信息系统 熊健张瑞王政斌 (唐山开滦建设(集团)有限责任公司河北唐山063000) ＼ 摘要利用信息技术改变传统公文管理模式，构建电子办公环境 关键词网络技术公文管理信息系统 Informationof Archivesof SystemManaging KaiLuan BuildingCorporation XiongJian，ZhangRui，WangZhengBin Kailuan (Tangshan 063000，China) Abs扛actUtilizeinformationto theconvertionalmannersof change managingarchives， technique officeecnvkoncent．andrealizeofficeautomation． makeelectronical wordsnetwork archives，information Key technique，managing systems 由于建筑施工企业具有分散流动组织特点，在传统公文管理模式下，各种党政文件，请 示与批复等公文的收发与审批，各种公文的归档，都需投入很多人力物力，公文流转的时间 周期也较长，不利于企业高效协调管理。虽然，近几年公司开发了内部电子邮件办公系统， 可以通过电子邮件进行点对点的资料传送。但是公文管理和其他类型文档资料有很大特殊 性，公文是企业行使权力，实施管理的重要手段，公文管理一项十分严肃认真企业管理行为。 电子邮件点对点式的资料传送不能跟踪公文流转审批过程，不能根据组织体系合理划分管理 权限，从而不能满足公文网上办公业务流程。 通过开发公文管理信息系统，可以有效运用信息技术，打破现有的企业内部的组织界限， 构建一个电子化的公文管理环境，在集团公司，下属子分公司，区域公司，项目部之间建立 有机的网上公文管理系统平台。 1．系统的主要内容 公文管理信息系统主要管理以集团公司名义对来文通过计算机进行签收登记、录入、拟 办、办理、传阅、归档等处理；对发文进行拟稿、核稿、审核、签发、登记、成文、发布、 归档等处理；能自动发送催办通知，跟踪流转审批的全过程，并能自动发送公告。为了对这 些文档进行科学的管理和方便的查询、检索，需要依照相关的办公事务对其进行分类组织存 放 1．1功能模块 该系统中包含有“收文管理”、“发文管理”、“工作情况”、“待办事宜”、“所有文档”、“请 示转批复”、“文档移交”、“档案管理”、“数据维护”、“部门公文”、“系统设置”11个功能 第八届全国建设领域信息化与多媒体辅助工程学术交流会 模块。 1．2模块主要功能 收文管理模块：包括“文件送交”、“收文登记”、“流转中”、“流转结束”、“收文登记表”、 “收文号维护”六个功能菜单。其中，“文件送交”是集团公司各部室、各子分公司办公室 向集团公司提交请示类文件。“收文登记”是具有收文权限的部门登记外部来文、部门收文 和内部来文等，若来文没有电子文档，可以通过扫描的方式形成电子文档。“流转中”、“流 转结束”分别显示流转中的收文文件和流转结束的收文文件。“收文登记表”用来登记和查 询收文台帐。“收文号维护”是由专人来维护各种收文号。 发文管理模块：包括“发文拟稿”、“发文登记”、“流转中”、“流转结束”、“文号登记表”、 “发文号维护”六个功能菜单。其中，“发文拟稿”是集团公司各部室、各子分公司办公室 要以集团公司名义发文时起草并提交行政公